Carolin Ackermann und Lars Zibell im Interview zum Thema Wissensmanagement

Nicht ohne Grund sind Konzeption und/oder Implementierung eines Wissensmanagements häufige Bestandteile unserer Beratungsleistung. Ein systematisch aufgebautes Wissensmanagement erleichtert nicht nur den Mitarbeitenden die Arbeit. Optimal genutzt wird es auch mitentscheidend für die Wettbewerbsposition und den nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Doch was sich alles hinter diesem Begriff verbirgt und was bei der praktischen Umsetzung zu beachten ist, bleibt häufig unklar.

In diesem Interview geben Carolin Ackermann (ehem. Projektleitung) und Lars Zibell (ehem. Projektplanung), basierend auf ihren Erfahrungen einen detaillierten Einblick in die Thematik.

Wir starten zunächst mit einem Einblick in eure Erfahrungen. Wie seid ihr bei OSCAR zum Experten für Wissensmanagement geworden? 

C: Nach drei aufeinander folgenden Projekten im Bereich Wissensmanagement hatte ich meinen Ruf weg. Im Verlauf der Projekte hatte ich nicht nur verschiedenste Methoden vom Onboarding über die Vernetzung von Mitarbeitern bis hin zur Ablage von Wissen evaluiert, sondern auch über hundert Seiten als Leitfaden für die Einführung von einem umfassenden Wissensmanagement für einen unserer Kunden verfasst. Zudem begleite ich die Implementierung der von mir als Beraterin entwickelten Konzepte nun in der Funktion als Projektleitung.

L: Im Rahmen eines Projektes haben wir bei einer öffentlichen Verwaltung ein ganzheitliches Wissensmanagement implementiert. Dort bin ich mit allen Aspekten eines Wissensmanagements in Berührung gekommen und habe so meine Expertise ausbauen dürfen.

Wie würdet ihr den Einfluss des Wissensmanagements  auf ein   Unternehmen beschreiben? 

L: Ein Wissensmanagement kann und sollte in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle einnehmen. Es kann nachhaltig die Unternehmenseffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Das häufigste Problem ist, dass Wissen an Personen und nicht an Positionen und somit an das Unternehmen gebunden ist. Das führt zum einem dazu, dass durch häufiges Nachfragen Arbeitszeit nicht effektiv genutzt werden kann. Zum anderen nimmt ein Mitarbeiter, welcher das Unternehmen verlässt, häufig sein Wissen über Prozesse, Strukturen sowie Produkte und Service mit.

C: Der Einfluss ist allgemein immens! Zusätzlich zu den genannten Punkten kann es auch helfen einen neuen Mitarbeiter organisatorisch und fachlich einzuarbeiten sowie kulturell einzubinden und den Austausch im Team, zwischen Abteilungen oder Standorten zu stärken. Doppelarbeit, Fehler aufgrund von Unwissenheit oder Übersehen von Inhalten bzw. Aufgaben können vermieden werden und es können ungeahnte Synergien zwischen Mitarbeitern und Abteilungen aufgedeckt und genutzt werden.

Welche Aspekte umfasst denn ein gut strukturiertes Wissens-
management? 

L: Ein gut strukturierte Wissensmanagement ermöglicht es, personalisiertes Wissen, der Mitarbeiter zu zentralisieren und es somit für alle zugänglich zu machen. Es sollte hierbei auf drei Säulen basieren: 1. Mitarbeiter, 2. Organisation und 3. die Informationstechnologie: Die Mitarbeiter sind ein fundamentaler Bestandteil, da sie die Wissensträger sind und ein Wissensmanagement nur funktioniert, wenn dessen Konzepte von den Mitarbeitern gelebt werden.

Die Organisation übernimmt ebenfalls eine tragende Rolle, da diese die Grundstrukturen zum Wissensaustausch vorgeben muss.

Sowohl das Wissen als auch die Konzepte und Prozesse zum Wissensaustausch laufen dann besten Falles in IT-Systemen, wie einer Wissensdatenbanksoftware, zusammen.

Das sind kurzgefasst die drei wichtigsten Faktoren eines Wissensmanagements.

Wie erlebt ihr persönlich das Wissensmanagement  bei OSCAR?

L: Bei OSCAR nimmt das Wissensmanagement eine zentrale und nicht wegzudenkende Rolle ein. Durch unser  Konzept müssen die internen Strukturen so ausgelegt sein, dass wir trotz der häufigen Wechsel, das Wissen von 28 Geschäftsjahren in all unsere Arbeitsschritte und Projekte einbinden können.

C: Das wichtigste ist: Wir leben das Wissensmanagement!

Zudem entwickeln wir es auch stetig weiter und nutzen damit immer wieder die kreativen und innovativen Ideen neuer Mitarbeiter, um weiter nach einem intuitiven und umfassenden Wissensmanagement zu streben. Es gibt bei uns viele Kanäle, sodass man sich schnell in neue Themen, Methoden und Rollen einfinden kann.

L: Besonders im Fokus steht hierbei unsere Wissensdatenbank, auf die wir jeder Zeit zurückgreifen können, als auch unsere Austausch- und Kommunikationsformate, welche einen großen Teil dazu beitragen, dass jeder vom Wissen anderer oder auch ehemaliger Generationen bei OSCAR profitieren kann.

Wo seht ihr den größten Mehrwert der Beratung durch OSCAR im Bereich Wissensmanagement?

C: Ein Wissensmanagementprojekt ist in Teilen auch immer ein Change-Projekt – da empfiehlt es sich immer auch eine externe, unvoreingenommene Partei einzubeziehen, die sowohl vermitteln kann als auch frei von einer gewissen Betriebsblindheit ist.

Bei OSCAR sehen wir die Aufklärung über Methodiken und Ziele, motivierte Mitarbeiter und eine motivierendes Arbeitsumfeld als notwendigen Dreiklang für ein effektives Wissensmanagement. Wir arbeiten im engen Kontakt mit den jeweiligen Mitarbeitern und können durch das nahbare und bodenständige Auftreten unserer Berater die nötige Vertrauensbasis zur Informationsgewinnung schaffen. 

L: Zudem ist das Wissensmanagement bei OSCAR selbst ein essenzieller Bestandteil des Konzeptes, da wir durch unsere konzeptbedingte Fluktuation ein Höchstmaß an Anforderungen an unser eigenes Wissensmanagement stellen. Somit können unsere Kunden von unserer Expertise und unseren eigenen Best Practices profitieren. Außerdem können unsere Berater durch das nahbare Auftreten auch Begeisterung für Veränderungen schaffen. Diese Begeisterung zu vermitteln ist häufig ein wichtiger Faktor, denn die Mitarbeiter müssen die Kultur des Wissensaustauschs verinnerlichen und leben.

Autor: Lorna Lenzen