Agilität als Wegweiser durch das digitale Zeitalter   

Agilität ist als Buzzword seit den 2000ern nicht mehr aus dem Business-Kontext wegzudenken. Es umschreibt die Wendigkeit von Organisationen, deren interne Strukturen und Prozesse sowie die Arbeitsweise von Mitarbeitenden und Projektteams. Das Konzept zeichnet sich durch eine dynamische und iterative Arbeitsweise, schnelle Entscheidungsfindungen, eine allgemeine Aufgeschlossenheit gegenüber Veränderungen sowie eine starke Einbindung aller Stakeholder aus. Somit ist es nicht verwunderlich, dass der aktuelle Hype durch die agile Softwarenentwicklung ausgelöst wurde, wo komplexe Probleme auf innovative Weise in interdisziplinären Teams gelöst werden.  

Doch warum genau wenden sich immer mehr Unternehmen der Agilität zu? 

Agilität ist die inhaltliche Antwort auf unsere heutige komplexe, ambivalente und volatile (VUCA-)Welt, die sich durch ein hohes Maß an Unsicherheit auszeichnet. Dadurch ist es insbesondere für kleine und mittlere  Unternehmen überlebensnotwendig eine innere Wandlungsbereitschaft und -fähigkeit aufzubauen, um unter den wandelnden Umweltbedingungen effizient Lösungen zu entwickeln oder in anderen Worten: Innovation zu schaffen. Denn nur dies führt auf lange Sicht zur Sicherung einer konkurrenzfähigen Marktposition. 

Im Feld der Agilität haben sich mittlerweile unterschiedliche Methoden bewährt, wie beispielsweise Scrum als Methode des agilen Projektmanagements, Kanban als Change-Management-Methode oder Design Thinking als Kreativitätstechnik für die Ideenentwicklung. 

Doch wie lassen sich diese agilen Methoden in einem Unternehmen implementieren und nachhaltig integrieren? 

 

Sich Schritt für Schritt der Agilität nähern 

Die Annahme, dass Agilität nur durch eine umfangreiche Umstrukturierung der gesamten Organisation erreicht werden kann und zu hohe Kosten und einem enormen Zeitaufwand führen würde, ist nicht unbedingt zutreffend. Sicherlich bedarf die Implementierung agiler Methoden ein Umdenken in den Köpfen der Führungskräfte und der Mitarbeitenden sowie deren engagierte Mitarbeit, jedoch lassen sich agile Methoden selbst – ganz nach dem Motto der agilen Vorgehensweise – ebenfalls Schritt für Schritt einführen.  

Durch die Einführung agiler Methoden in einzelnen Abteilungen oder Projekten kann sich langsam an die neue Art des Denkens und Handelns herangetastet werden. Mit solch einer sukzessiven Einführung werden die Mitarbeitenden aktiv in den Entscheidungs- und Gestaltungsprozess eingebunden. So kann in kleinerem Rahmen herausgefunden werden, ob agile Methoden zu dem jeweiligen Unternehmen und dessen Mitarbeitenden passen und einen nachhaltigen Mehrwert generieren können. 

Als ein passendes Beispiel zur Verdeutlichung dieser Herangehensweise kann hier ein Beratungsprojekt von OSCAR bei einer Kreisverwaltung genannt werden.

Inhaltlich geht es im aktuellen Projekt, sowie in einem vorangegangen, um die Implementierung einer Wissensdatenbank und weiteren Wissensaustausch-Formaten. Insbesondere im nun laufenden Folgeprojekt wurden schrittweise agile Methoden zum Projektmangement angewandt und somit die Mitarbeitenden schrittweise an die Arbeitsweise herangeführt.

Der Kunde selbst zeichnet sich durch eine eher konservative Unternehmenskultur und hierarchische Strukturen aus, wie es im öffentlichen Bereich häufig üblich ist. Herausfordernd war dadurch im Rahmen der vorangegangenen Projektarbeit das rechtzeitige Einbinden unterschiedlicher Ansprechpartner sowie das Aufkommen zusätzlicher Prozessschritte und Feedbackschlaufen. Zudem konnte festgestellt werden, dass eine regelmäßigere Kommunikation mit Statusupdates und Ergebnisbesprechungen zwischen dem Kunden und unseren Berater*innen zu einer deutlich effizienteren Projektarbeit geführt hat. Zur Optimierung der Projektarbeit wurden auf Grundlage dieser Erkenntnissen agile Methoden eingebunden, um die Effizienz weiter zu steigern und die Projektarbeit mehrwertstiftender für alle Stakeholder zu gestalten. 

So wurde das Projekt in zwei-wöchige Sprints strukturiert, an deren Ende jeweils ein Jour Fixe zur Projektretrospektive und Sprintplanung ansteht. Die Grundkonstellation besteht aus dem Ansprechpartner des Kunden und unseren zuständigen Berater*innen, jedoch werden je nach Aufgabenpaketen pro Sprint weitere externe und kundeninterne Stakeholder herangezogen. Die Aufgabenpakete haben wir in einem Backlog gesammelt, in kleinere Pakete heruntergebrochen, den zeitlichen Aufwand notiert sowie die Verantwortlichkeiten klar definiert.  

Das Projekt ist inhaltlich breit aufgestellt. Durch die agile Ausrichtung lassen sich nun die unterschiedlichen Projektthemen und Fortschritte besser im Auge behalten, frühzeitiger mit allen Stakeholdern planen und Lernerfahrungen aus den Sprints ziehen, um die weitere Projektarbeit kontinuierlich zu optimieren. Zusammenfassend konnten wir feststellen, dass die Hindernisse, denen die Projektarbeit im öffentlichen Bereich unterliegen, durch agile Methoden nun flexibel gemanagt werden können und somit auch die Arbeitsweise beschleunigt wurde.  

Die Erprobung agiler Methoden im Rahmen der Projektarbeit ermöglicht zudem unterschiedlichen Mitarbeitenden des Kunden sich an diese Arbeitsweise heranzutasten und kann den Startschuss für weitere agile Umstrukturierungen geben. Selbst bei eher starren Strukturen und Prozessen ist es also möglich Projekte agil auszurichten und dadurch mehr Dynamik und Flexibilität in gefestigte Organisationen zu bringen. Die in diesem Projekt entstandenen Ergebnisse können dies nur bestätigen.  

 

Der Weg zur Agilität bei OSCAR 

Bei OSCAR haben wir intern zwei Berührungspunkte mit dem Konzept der Agilität: Zum einen unterstützen zertifizierte Expert*innen unsere Kunden bei dem Management ihrer agilen Projekte, zum anderen haben wir unsere gesamten internen Projekte ebenfalls agil ausgerichtet. Zu Letzterem möchten wir nachfolgend einen kleinen Einblick in unsere Vorgehensweise und Lernerfahrungen geben. 

Bei OSCAR nutzen wir das OKR (Objective and Key Results)-Framework, um quartalsweise interne Projekte voranzutreiben und unsere strategischen Ziele zu erreichen. Durch die Einbindung agiler Methoden erhalten die Mitarbeitenden bei OSCAR die Möglichkeit ihr frisches Hochschulwissen in den Bereichen New Work und agile Methoden in der Praxis umzusetzen.  

Anfangs teilt sich jeder Mitarbeitende – frei nach seinem Interesse und unabhängig von seiner Position bei OSCAR – selbständig einem übergeordneten Ziel (Objective) zu. Dadurch entstehen bunt gemischte, interdisziplinäre Teams, die Motivation für das Thema mitbringen. Als Vorbereitung werden die Projektaufgaben (Key Results) in unterschiedliche Pakete unterteilt und im Sinne der KANBAN-Methode nach Bearbeitungsstand strukturiert. Alle zwei Wochen findet eine Projektrunde statt, die gleichzeitig den Rhythmus der zweiwöchigen Sprints vorgibt und der Sprintretrospektive sowie der nächsten Sprintplanung dient. Die Projektarbeit während der Sprints wird durch die Eigeninitiative der Mitarbeitenden getrieben, welche auch verantwortlich für die Gestaltung der Projektrunden sind.  

Das OKR-Framework, gepaart mit dem Einsatz dieser agilen Methoden hat bei OSCAR dazu geführt, dass die Verantwortlichkeiten klarer definiert sind, dass eigenverantwortliches Arbeiten gefördert und durch eine gemeinsame Vision und Herangehensweise die Zusammenarbeit innerhalb des gesamten Projektteams verbessert wurde. Dementsprechend fördern die agilen Methoden genau das, was wir bei OSCAR besonders gut können – mit viel Drive gemeinsam Dinge angehen! 

 

Agile Methoden optimieren also nicht nur intern unsere Abläufe, sondern bewiesen sich auch innerhalb vieler Projekte und in den Unternehmen unserer Kunden als hervorragendes Werkzeug. 

Mit der passgenauen Auswahl lassen sich herausragende Erfolge kreieren.

 

Wann beginnen Sie, sich der Agilität zuzuwenden?

Autoren: Berenike Bahr, Simone Cornelißen