Jan Philipp Berger, Nicolas Schönrock und Carl Jansohn im Interview zum Thema Prozessmanagement

Die Optimierung des Prozessmanagements bietet zahlreiche Benefits für diverse Unternehmensbereiche. Neben Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen, durch Vermeidung von Doppelarbeit sowie unnötiger Prozessschritte oder -schleifen, bietet Prozessmanagement noch weitaus mehr Potenzial. So kann durch Fehlerreduzierungen und schnellere Bearbeitungszeitenhäufig die Kundenzufriedenheit maßgeblich beeinflusst werden und auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigt häufig an. Auch Bereiche wie Compliance, Transparenz und Nachhaltigkeit profitieren maßgeblich von effizientem Prozessmanagement.

Um die notwendigen Optimierungsziele zu erreichen, benötigt es jedoch an Wissen und Erfahrung zur Entwicklung eines individuell passenden Prozessmanagements. Da dies als maßgeblicher Teil unseres Leistungsspektrums zu unserer Expertise zählt, wird die Thematik nicht nur in vielen unserer Projekte, sondern auch unternehmensintern stark fokussiert.

Um hierzu einen genaueren Einblick zu bekommen, haben mir Nicolas Schönrock (Projektplanung), Carl Jansohn (Projektplanung) und Jan-Philipp Berger (Beratung) im Experteninterview einige Fragen beantwortet. Da alle drei zusätzlich zum internen Prozessmanagement auch Beratungsprojekte in diesem Bereich betreuten, können sie verschiedene aufschlussreiche Blickwinkel einbringen und Erfahrungen mit uns teilen.

 

Ich starte erstmal mit einem Einblick in eure Erfahrungswerte. Wie seid ihr denn bei OSCAR zum Experten für Prozessmanagement geworden?

JP: Meine Abschlussarbeit habe ich zum Thema „Process Mining“ verfasst und mich dadurch schon vor der Beratungsarbeit mit den Grundlagen des Prozessmanagements auseinander gesetzt sowie Process Mining als Technik im Prozessmanagement angewandt und evaluiert. Zu Beginn meiner OSCAR-Zeit war ich in der Unternehmensentwicklung tätig und somit als Prozessverantwortlicher für das Prozessmanagement bei OSCAR zuständig. Im Zuge dessen, habe ich beispielsweise den Onboarding-Prozess bei OSCAR optimiert. Seit Anfang Juni betreue ich mein erstes Beratungsprojekt. Projektziel ist die Prozessoptimierung verschiedener Schnittstellenprozesse sowie die Entwicklung und Darlegung von Prozess-KPI.

N: Carl und ich haben bei OSCAR bereits zwei erfolgreiche Projekte im Bereich Prozessmanagement durchgeführt. Innerhalb der beiden Projekte haben wir uns gemeinsam mit der IT-Abteilung eines deutschen Pharmakonzerns um die Optimierung der aktuell gelebten Prozesse gekümmert, Prozesse von Grund auf neu erarbeitet und mit Hilfe einer digitalen Prozesslandschaft in das Unternehmen implementiert. Die zwei Projekte und die damit einhergehende Erfahrungen waren für uns beide unglaublich wertvoll. Durch die Leitung von Workshops, die Begleitung der Mitarbeiter innerhalb des Change Prozesses und anschließende Umsetzung der Lösungen konnten wir den kompletten Aufgabenbereich des Prozessmanagements abbilden und somit nicht nur dem Kunden helfen, sondern uns auch persönlich weiterentwickeln. Nach Abschluss der Projekte haben wir es uns zur Aufgabe gemacht unsere Expertise zu nutzen, um das TÜV Audit unserer Abteilung (Projektplanung) zu betreuen. Im Zuge dessen haben wir die internen Prozesse überarbeitet und optimiert und standen vor einer neuen Herausforderung, da die Prozesse standortübergreifend für OSCAR gesichert werden mussten.

C: Bevor ich bei OSCAR angefangen habe, habe ich mich als Werksstudent bereits mit der unternehmensweiten Prozessgestaltung und -visualisierung beschäftigt. Danach habe ich, wie Nico schon erwähnt hat, die beiden gemeinsamen Projekte mit ihm durchgeführt und das TÜV-Audit begleitet. Während meiner aktuellen Tätigkeit in der Projektplanung bei OSCAR habe ich zudem ein internes Projekt zur Optimierung der Vertriebsprozesse geleitet, bei dem die größte Herausforderung war, die Schnittstellen mit unseren Vertriebspartnern abzubilden und zu optimieren.

Wie würdet ihr den Einfluss eines Prozessmanagements auf Unternehmen beschreiben?

N: Ganzheitliches Prozessmanagement identifiziert, gestaltet, dokumentiert, implementiert, steuert und verbessert Prozesse im Unternehmen. Dabei ist es besonders wichtig, nicht nur technische Fragestellungen zu beantworten, sondern vor Allem organisatorische Aspekte, wie die Auswirkung auf die Organisationskultur oder die Einbindung und Führung der Prozessbeteiligten zu beachten. Umfassendes Prozessmanagement hat somit Einfluss auf das ganze Unternehmen – es ermöglicht klare Strukturen und Verantwortlichkeiten, steigert die Effizienz, vereinfacht die Kommunikation zwischen den Schnittstellen innerhalb der Prozesse und sorgt langfristig für die Entwicklung und Steuerung einer schlanken und optimal agierenden Organisation. Somit können Unternehmen ihre Wettbewerbsposition verbessern und sich mit Blick auf die Zukunft und die voranschreitende Digitalisierung nachhaltig entwickeln.

JP: Ein gut strukturiertes Prozessmanagement ist die Basis für eine langfristige Effizienz- und Qualitätssteigerung innerhalb eines Unternehmens. Prozessmanagement ermöglicht eine gewisse „Selbstkontrolle“, welche im Optimalfall zum ständigen Hinterfragen der eigenen Prozesse führt. Externe Einflüsse auf Unternehmen, wie z.B. technologische Entwicklungen oder die notwendige Digitalisierung zahlreicher Geschäftsprozesse, zwingen Unternehmen zu mehr Agilität und Flexibilität. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist Prozessmanagement aus meiner Erfahrung definitiv essenziell.

Welche Aspekte sind eurer Meinung nach zur optimalen Umsetzung von Prozessen empfehlenswert?

JP: Prozessdokumentation und auch -visualisierung sind wichtige Grundbausteine, um einen Überblick über die relevanten Prozesse zu erlangen, Transparenz in der Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Unternehmensabteilungen zu fördern und um im Endeffekt offensichtliche Ineffizienzen, Prozessschleifen oder ähnliches identifizieren zu können. Eine ausreichende Prozessdokumentation stellt dementsprechend den IST-Zustand einzelner Prozesse dar und ist Grundlage für die Prozessoptimierung. Der Vergleich von IST- und SOLL-Zustand ist die Grundlage für eine Prozessoptimierung, um gezielte Maßnahmen zur langfristigen Verbesserung entwickeln zu können.

C: Prozesse optimal auszuarbeiten und zu visualisieren ist der erste Schritt, aber deren Umsetzung im Alltag ist schlussendlich der entscheidende Faktor, der den Unternehmenserfolg langfristig begünstigen kann. Das bedeutet, dass diejenigen, die Teil der Prozesse sind sowie diese leben und von ihnen profitieren, aktiv in die Gestaltung und Optimierung mit einbezogen werden sollten. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Prozesse am Ende auch optimal auf die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder abgestimmt sind und den gewünschten Effekt erzielen. Es ist unabdingbar, dass Prozesse so eingestellt sind, dass sie die vorhandenen Strukturen unterstützen und begünstigen, sofern diese effizient sind. Platt gesagt, sollten die Prozesse auf das Unternehmen abgestimmt sein und nicht das Unternehmen auf die Prozesse.

Wie erlebt ihr persönlich das Prozessmanagement bei OSCAR?

N: Was OSCAR ausmacht und abhebt, ist der nie abbrechende Fluss an jungen Talenten und somit neuen Ideen und Blickwinkeln die ins Unternehmen strömen. Dieser frische Wind sorgt bei OSCAR für einen Ausnahmezustand: Das Unternehmen stützt sich auf ein Grundgerüst aus 27 erfolgreichen Geschäftsjahren, bietet seinen Mitarbeitern jedoch zu jedem Moment die Möglichkeit, das Unternehmen zu optimieren und mitzugestalten. Die hands-on Mentalität, bestehende Strukturen zu hinterfragen und kontinuierlich zu verbessern, wird hier über alle Abteilungen hinweg gelebt und von der Geschäftsführung enorm gefördert. Der Einfluss dieses Effektes macht sich besonders auch in der kontinuierlichen Weiterentwicklung der unternehmenseigenen Prozesse bemerkbar.

JP: Zudem wird auf aktuelle Prozessdokumentationen viel Wert gelegt, da diese durch die Fluktuation einen besonderen Stellenwert haben. Neue Mitarbeiter müssen maximal transparent über wiederkehrende Aufgabenfelder ihrer Vorgänger informiert sein, um möglichst reibungslose Übergänge zwischen den OSCAR-Generationen zu gewährleisten. Prozessabläufe werden also ständig hinterfragt und gegebenenfalls an aktuelle Entwicklungen im Unternehmen, wie zum Beispiel neue Tools oder Verantwortlichkeiten, angepasst. Insgesamt kann man festhalten, dass OSCARs Prozessmanagement unabdingbar für unsere stetige Weiterentwicklung und konstante Optimierung ist.

C: Ich sehe das wie die beiden. Der Drive, sich selbst verbessern zu wollen und alle Mitarbeiter mit einzubinden, ist ausschlaggebend und bringt uns intern in allen Unternehmensbereichen voran. Aufgrund unserer hohen Fluktuation ist es für uns aber extrem wichtig Veränderungen nicht nur herbeizuführen, sondern auch festzuhalten und prozessual bei OSCAR zu verankern. Ohne Prozessmanagement könnte OSCAR nicht das sein, was es ist und nachfolgenden Generationen eine Plattform zur Entwicklung bieten. Das Bewusstsein dafür und die Verankerung bei uns intern ist dadurch auch ein enormer Mehrwert für unsere Kunden im Rahmen der Projekte. Wir können dadurch nicht nur unser Knowhow weitergeben, sondern auch die eigenen positiven Erfahrungen nutzen, um die Mitarbeiter für die Vorteile des Prozessmanagements zu sensibilisieren.

Wo seht ihr den größten Mehrwert der Beratung durch OSCAR im Bereich Prozessmanagement?

N: Den größten Mehrwert sehe ich bei der Kombination aus unserer jahrelangen Erfahrung aus Beratungsprojekten im Prozessmanagement in Kombination mit den bereits angesprochenen jungen Talenten von OSCAR. Die unvoreingenommene Herangehensweise der OSCAR Berater ermöglicht eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit den Mitarbeitern unserer Kunden und erhöht unserer Erfahrung nach die Akzeptanz, bestehende Strukturen zu hinterfragen und neu zu betrachten. Dadurch sind wir in der Lage, personengebundenes “Inselwissen” zu identifizieren und durch unsere Begleitung im Projekt dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Somit sorgen wir nicht nur für Transparenz und optimierte Strukturen, sondern garantieren eine individuell entwickelte Lösung für jeden einzelnen Kunden.

C: Wie bereits erwähnt, sollten die Stakeholder der Prozesse aktiv mit einbezogen werden. Daher ist unser größter Mehrwert in meinen Augen, dass wir nah an den Mitarbeitern beraten und somit sicherstellen können, dass eine Identifikation mit den erarbeiteten Prozessen entsteht und sie optimal auf die beim Kunden vorhandenen Strukturen abgestimmt sind. Dadurch werden Prozesse nachhaltig gelebt und bringen unseren Kunden einen langfristigen Mehrwert.

JP: Ich stimme den beiden absolut zu und denke zudem, dass auch das OSCAR-Know-How im Bereich Digitalisierung einen großen Mehrwert im Prozessmanagement liefert. Meiner Erfahrung nach sind häufig zahlreiche Businessprozesse, die essenziell für Unternehmen sind, noch gar nicht digital abgebildet. OSCAR liefert ein breites Fachwissen in diesem Bereich, bspw. durch Kompetenzen in der Nutzung von Business Process Management-Software, wie beispielweise Signavio oder Microsoft Visio.

 

 

 

Autor: Lorna Lenzen