Remote Prozessworkshops
Wie auch das trockene Thema „Prozesse“ in einem kreativen, digitalen Workshop bei Ihren Mitarbeitern Begeisterung findet
Relevanz und Mehrwert von digitalen Prozessworkshops
Wie Prozesse ressourcenschonend analysiert und verbessert werden können
Um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und weiter auszubauen, bietet das Prozessmanagement im Unternehmen einen entscheidenden Hebel, um sich möglichst schnell und effizient an neue Rahmenbedingungen anzupassen. Darüber hinaus schafft es durch Standardisierung und Optimierung sowie klare Verantwortlichkeiten und Schnittstellen Freiräume für neue Projekte und deren ressourcenschonende Umsetzung. Denn zwischen dem Zustand eines optimalen Prozesses, der Akzeptanz durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der tatsächlichen Umsetzung des Prozesses liegen oft zahlreiche Zusatzarbeiten und Nebenprozesse, die von einem reibungslosen und effizienten Prozess weit entfernt sind.
Die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses über den aktuellen und zukünftigen Prozess ist daher unerlässlich und erfordert die Zusammenführung aller am Prozess Beteiligten. Prozessworkshops bieten hierfür ein optimales Format. Was aber tun, wenn der persönliche Kontakt eingeschränkt werden muss?
Ganz klar – die Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens muss weitergehen, denn die räumliche Distanz ist keineswegs eine Ausrede oder gar ein K.O.-Kriterium für die erfolgreiche Analyse und Verbesserung Ihres Prozessmanagements. Also weg von der Fokussierung auf Schwierigkeiten und der Versteifung auf Probleme, die so noch nie angegangen wurden, hin zum Ergreifen von Chancen durch digitale Lösungen – denn Remote-Workshops bringen vor allem Ressourceneffizienzen mit sich, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Neben der finanziellen Ressource, die unter anderem durch den Wegfall von Reise- und Übernachtungskosten, aber auch von Verpflegungskosten eingespart werden kann, ist es vor allem auch die reduzierte Beanspruchung von Zeitressourcen, die durch ortsunabhängige Meetings jedem Mitarbeiter und nicht zuletzt dem Unternehmen zugute kommt.
Neue Kompetenzen und Herangehensweisen in Remote Prozess Workshops
Irgendwie gleich und doch ganz anders
Die Grundidee für die Durchführung bleibt bei beiden Workshop-Formaten identisch – neue Prozesse sollen eingeführt bzw. bestehende Prozesse auf ihre Gültigkeit oder Optimierungspotenziale überprüft werden. Die identische Zielsetzung geht einher mit divergierenden Umsetzungskompetenzen, die eine genaue Beachtung erfordern.
Bereits die detaillierte und durchdachte Vorbereitung des Prozessworkshops hat einen mindestens ebenso hohen Stellenwert wie die anschließende Nachbereitung und Nutzung der Ergebnisse. Denn zu den notwendigen Vorbereitungen für die Durchführung von Face-to-Face-Workshops kommen bei der Remote-Durchführung weitere Determinanten der technischen Rahmenbedingungen hinzu, die berücksichtigt werden müssen, um den Erfolg des Workshops zu gewährleisten. Angefangen von Einladungen per E-Mail mit entsprechenden Zugangslinks, Erläuterungen zur notwendigen Hard- und Softwareausstattung bis hin zu kurzen Anleitungen zu den Pre-Steps des Workshops differenziert sich die Intensität der Vorbereitung auch für die Teilnehmer. Hier ist eine detaillierte Vorbereitung notwendig, da insbesondere digital weniger affine Unternehmen bzw. Mitarbeiter nicht von der Durchführung und Teilnahme ausgeschlossen werden dürfen. Weitere Punkte wie ein straffes Zeitmanagement, definierte Bearbeitungszeitfenster aber auch genügend Puffer für mögliche technische Herausforderungen müssen berücksichtigt und vorausschauend eingeplant werden. Die Durchführung von Prozessaufnahmen und -validierungen nimmt erfahrungsgemäß weniger Zeit in Anspruch, während Prozessoptimierungen z.B. durch aufkommende Diskussionen und intensivere Bearbeitungsphasen deutlich länger dauern. Sinnvoll platzierte Pausen zum Durchatmen, Kaffee trinken und um die Augen für einige Minuten vom Licht des Schreibtisches zu erholen, werden von den Teilnehmenden dankbar angenommen.
Strukturelle und inhaltliche Überlegungen werden ergänzt durch klare Softskills, die im digitalen Ablauf noch intensiver zur Geltung kommen als im persönlichen Umfeld. Denn durch die eingeschränkte Wahrnehmung von Gestik, Mimik aber auch möglichen sprachlichen Verständigungsproblemen ist die Moderation in diesem Format als kritischer Erfolgsfaktor anzusehen. Klare Kommunikationsregeln, eine ausgewogene Einbindung aller Teilnehmer sowie eine strukturierte und empathische Moderation des Workshops sind daher unabdingbar.
Durchführung von Remote Prozessworkshops bei OSCAR
Wie wir auch Ihren remote Prozessworkshop zum kreativen Highlight machen
Nach diesem kurzen theoretischen Teil möchten wir Ihnen natürlich auch vermitteln, wie wir bei OSCAR remote Prozessworkshops gestalten.
Dabei spielt natürlich die technische Komponente eine entscheidende Rolle, die überlegt und vor allem zielführend eingesetzt werden muss. Der Einsatz einer leicht verständlichen Plattform zur Modellierung der Prozesse ist besonders wichtig, um ein gemeinsames Ziel zu erarbeiten.
In unserer Rolle als Moderatoren steht das Ziel im Vordergrund, während des gesamten Workshops Impulse zu setzen und mit unserem Prozesswissen die Interaktion zu fördern und kritisch zu hinterfragen. Dabei steht das inhaltliche Verständnis der Teilnehmenden im Vordergrund – denn ein klar erkennbarer Nutzen für die Teilnehmenden ist essentiell für eine aktive Beteiligung -, welches wir durch kurze theoretische Impulse gepaart mit anschließenden Befragungen erreichen.
Je nach thematischem Schwerpunkt des Prozessworkshops werden auch remote virtuelle Räume eingerichtet, in denen Gruppenarbeiten zu einzelnen Prozessschritten durchgeführt oder Diskussionen im Plenum initiiert werden können. Methodenvielfalt und Kreativität sind aufgrund der Prozessthematik keinesfalls fehl am Platz, sondern können durch gezielten Einsatz für Perspektivwechsel und neue Sichtweisen auf festgefahrene Strukturen sorgen und effizienzfördernde Veränderungen anstoßen. Die Arbeit der Teilnehmer an einem vorbereiteten, strukturierten digitalen Whiteboard unter Einbeziehung von Post-its, Grafiken und Modellen ermöglicht erfahrungsgemäß eine aktive Einbindung aller Beteiligten und damit eine Vielzahl aufschlussreicher Ergebnisse.
Letztlich müssen die gewählten Vorgehensweisen an die spezifische Ausgangssituation des Unternehmens, der Teilnehmer und der zu bearbeitenden Prozessthemen angepasst werden. Universell einsetzbare Schema F-Vorlagen sind hier fehl am Platz, weshalb wir von Anfang an auf passgenaue Konzepte und individuelle Herangehensweisen setzen.
Sie möchten mehr über die Umsetzung von digitalen Werkstätten erfahren und fragen sich, wie die konkrete Ausgestaltung in Ihrem Unternehmen aussehen könnte? Wir legen großen Wert auf individuelle Lösungen – kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch über Ihre Ausgangssituation!
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