Remote Prozessworkshops

Wie auch das trockene Thema „Prozesse“ in einem kreativen, digitalen Workshop bei Ihren Mitarbeitern Begeisterung findet

In unserem letzten Beitrag wurde im Rahmen eines Experten-Interviews zum Thema Prozessmanagement bereits die Wichtigkeit des Themas sowie zahlreiche Benefits der Prozessoptimierung für diverse Unternehmensbereiche herausgestellt.  

Im Mittelpunkt des Prozessmanagements steht die kontinuierliche Analyse bestehender Prozesse, um Klarheit in den etablierten Strukturen zu schaffen und Verbesserungen in den Prozessabläufen zu realisieren. Erforderlich wird hierfür in der Regel die Zusammenarbeit von den jeweiligen Prozessverantwortlichen und Führungskräften, im Rahmen eines Prozessworkshops.

Während die virtuelle Zusammenarbeit immer mehr Relevanz für Unternehmen und deren Mitarbeiter gewinnt, bleibt oftmals die Frage, ob und wie Prozessworkshops und die dafür benötigten Ressourcen in die neuen Gegebenheiten eingebettet werden können. Denn schlussendlich müssen Formate aufgesetzt werden, die mit den veränderten Ausgangssituationen und Rahmenbedingungen konform gehen.

Neue Formate erfordern allerdings auch neue Herangehens- und Denkweisen sowie Kompetenzen. In diesem Beitrag gibt Nina Hinterberger  einen kurzen Einblick zum Mehrwert sowie den Inhalten von Remote Prozessworkshops und wie wir diese bei OSCAR umsetzen.

 

Relevanz und Mehrwert von digitalen Prozessworkshops

Wie Prozesse analysiert, verbessert und gleichzeitig Ressourcen gespart werden können

Um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und weiter auszubauen, bietet Prozessmanagement im Unternehmen einen entscheidenden Hebel, welcher eine möglichst schnelle und effiziente Anpassung auf neue Rahmenbedingungen ermöglicht. Zudem schafft es durch Standardisierung und Optimierung sowie die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und klaren Schnittstellen Raum für neue Projekte und deren Umsetzung durch Ressourceneinsparungen. Denn zwischen dem Zustand eines optimalen Prozesses, der Annahme der Mitarbeiter und der tatsächlichen Umsetzung des Prozesses, befinden sich oft zahlreiche Zusatzarbeiten und Nebenprozesse, die weit entfernt von einem flüssigen, effizienten Prozess stehen.

Ein einheitliches Verständnis für den aktuellen und zukünftigen Prozess zu entwickeln ist daher unumgänglich und bedarf der Zusammenkunft aller Parteien, die in den Prozess involviert sind. Hier bieten Prozessworkshops ein optimales Format. Doch was tun, wenn der persönliche Kontakt eingeschränkt werden muss?

Ganz klar – die Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens muss weiterhin umgesetzt werden, denn räumliche Distanz ist keineswegs eine Ausrede oder gar K.O.-Kriterium für die erfolgreiche Analyse und Verbesserung Ihres Prozessmanagements. Also weg vom Fokus auf die Schwierigkeiten und die Versteifung auf Problematiken, die so noch nie angegangen wurden, hin zum Ergreifen von Chancen durch digitale Lösungen – denn remote Workshops bringen vor allem Ressourceneffizienzen mit sich, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Neben der finanziellen Ressource, die unter anderem durch wegfallende Fahrt- und Übernachtungskosten, aber auch Verpflegungsaufwand eingespart werden kann, ist es vor allem auch die reduzierte Beanspruchung von zeitlichen Ressourcen, die durch ortsunabhängige Zusammenkünfte jedem Mitarbeiter, und nicht zuletzt dem Unternehmen, zu Gute kommt.

Neue Kompetenzen und Herangehensweisen in remote Prozessworkshops

Irgendwie gleich und doch ganz anders

Der Grundgedanke für die Durchführung bleibt bei beiden Workshop-Formaten identisch – neue Prozesse sollen aufgenommen oder bestehende Prozesse auf ihre Validität oder Optimierungspotenziale überprüft werden. Die identische Zielsetzung geht einher mit divergenten Durchführungskompetenzen, wodurch eine genaue Beachtung erforderlich wird.

Bereits die ausführliche, bedachte Vorbereitung des Prozessworkshops nimmt einen mindestens genauso relevanten Stellenwert ein, wie die anschließende Nachbereitung und Nutzung der Ergebnisse. Denn zu den notwendigen Vorbereitungen für die Durchführung persönlicher Workshops, ergänzen sich in der remote Durchführung weitere Determinanten der technischen Rahmenbedingungen, die berücksichtigt werden müssen, um den Erfolg des Workshops zu garantieren. Angefangen bei Einladungen per E-Mail mit entsprechenden Zugangslinks, Erläuterungen zur benötigten Hard- und Softwareausstattung bis hin zu kurzen Anleitungen der Pre-Steps zum Workshop, differenziert sich die Intensität der Vorbereitung auch für die Teilnehmer. Hier bedarf es einer detaillierten Vorbereitung, denn besonders weniger digital-affinen Unternehmen oder Mitarbeitern darf die Durchführung und Teilnahme nicht verwehrt bleiben. Weitere Punkte wie ein stringentes Zeitmanagement, definierte Bearbeitungsslots aber auch genügend Puffer für etwaige technische Herausforderungen müssen berücksichtigt und vorrausschauend eingeplant werden. Erfahrungsgemäß nimmt die Durchführung von Prozessaufnahmen und -validierungen weniger Zeit in Anspruch, während sich Prozessoptimierungen durch etwa aufkommende Diskussionen und intensiveren Bearbeitungsphasen deutlich länger gestalten. Sinnvoll platzierte Pausen zum Durchatmen, Kaffee trinken und den Augen einige Minuten Pause vom Desktoplicht zu ermöglichen, nehmen Teilnehmer hierbei dankend an.

Strukturelle und inhaltliche Berücksichtigungen werden durch klare Softskills ergänzt, die in der digitalen Abwicklung noch intensiver zur Geltung kommen als in persönlicher Umgebung. Denn durch eingeschränkte Wahrnehmung von Gestik, Mimik aber auch möglichen sprachlichen Verständnisproblemen ist die Moderation in diesem Format als kritischer Erfolgsfaktor anzusehen. Klare Kommunikationsregeln, die ausgewogene Einbindung aller Teilnehmer sowie eine strukturierte und empathische Führung des Workshops sind daher unabdingbar.

 

Die Umsetzung von remote Prozessworkshops bei OSCAR

Wie wir auch Ihren remote Prozessworkshop zum kreativen Highlight machen

Nach diesem kurzen theoretischen Part, möchten wir natürlich auch vermitteln, wie wir bei OSCAR Prozessworkshops in remote gestalten.

Natürlich spielt hierbei die technische Komponente eine entscheidende Rolle, welche bedacht und vor allem auch entsprechend zielführend eingesetzt werden muss. Die Nutzung einer leicht verständlichen Plattform zur Modellierung der Prozesse ist besonders wichtig, um eine gemeinsame Zielsetzung zu erarbeiten.

In unserer Rolle als Moderator überwiegt die Zielsetzung, während des gesamten Workshops Impulse zu setzen und mit unserem Prozesswissen ihre Interaktion zu fördern und kritisch zu hinterfragen. Dabei steht das inhaltliche Verständnis der Teilnehmer im Vordergrund – denn ein klar erkennbarer Nutzen für die Teilnehmer ist essenziell für die aktive Beteiligung – welches wir durch kurze theoretische Impulse gepaart mit anschließenden Umfragen.

Je nach thematischem Schwerpunkt des Prozessworkshops werden auch remote virtuelle Räume erstellt, in denen Gruppenarbeiten zu einzelnen Prozessschritten durchgeführt werden, oder Diskussionen im Plenum angestoßen werden können. Methodenvielfalt und Kreativität sind aufgrund der Prozessthematik keinesfalls fehl am Platz, sondern können durch gezielte Anwendung für Perspektivwechsel und neue Blickwinkel auf festgefahrene Strukturen sorgen sowie effizienzfördernde Veränderungen anstoßen. Die Teilnehmer auf einem vorbereiteten, strukturierten digitalen Whiteboard arbeiten und Post-its, Grafiken und Modelle einfließen zu lassen ermöglicht erfahrungsgemäß eine aktive Einbindung aller Beteiligten und somit eine Vielzahl aufschlussreicher Ergebnisse.

Schlussendlich sind die ausgewählten Vorgehensweisen an die spezifische Ausgangssituation des Unternehmens, der Teilnehmer und der zu behandelten Prozessthematik anzupassen. Schema F Vorlagen, die universell gleich angewendet werden, sind absolut fehl am Platz, weshalb wir vom ersten Moment an auf passgenaue Konzepte und individuelle Herangehensweisen setzen.

Sie möchten mehr über die Umsetzung digitaler Workshops erfahren und fragen sich, wie die konkrete Ausgestaltung bei Ihrem Unternehmen erfolgen könnte? Wir legen großen Wert auf individuelle Lösungen – kontaktieren Sie uns gerne für einen unverbindlichen Termin, um über ihre Ausgangslage zu sprechen!

Autor: Nina Hinterberger