Prozessmanagement in der Praxis

Von kleinen Einzelunternehmen bis hin zu Großunternehmen, die Auseinandersetzung mit Prozessen ist für jede Unternehmensgröße maßgeblich für die strategische Weiterentwicklung. Viele Unternehmen sehen sich mit ineffizienten und uneinheitlichen Arbeitsabläufen konfrontiert und haben unzureichende Kapazitäten und Ressourcen diese Probleme anzugehen.

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Case Study

Information Technology Infrastructure Library (ITIL)

ITL ist ein IT Infrastruktur Management Framework in Form einer Sammlung vordefinierter Prozesse, Funktionen und Rollen. Es trägt anhand von Best-Practice-Ansätzen dazu bei, IT-Service Prozesse einheitlich zu betreiben und kontinuierlich zu verbessern. Gerade im Bereich der Prozesseffizienz ist ITIL ein hilfreiches Tool, um Prozesse und Abläufe zu optimieren.

Etablierung der IT-Abteilung als Wertbringer durch die Erstellung eines IT-Servicekatalogs und die Durchführung einer Prozessanalyse

Branche Mitarbeiter Dauer Teamstärke
Pharma-
industrie
ca. 1.800 20 Wochen 2 Berater
Branche Mitarbeiter
Pharma-
industrie
ca. 1.800
Dauer Teamstärke
20 Wochen 2 Berater

Ausgangslage

Die Organisationsstruktur der IT-Abteilung birgt Verbesserungspotential. Die Dokumentation der angebotenen Services der IT-Abteilung ist veraltet, was zu Intransparenz innerhalb und außerhalb der IT-Abteilung führt. Die Prozesslandschaft der IT ist veraltet, unvollständig und nicht einheitlich dokumentiert. Zudem besteht kein zentraler Informationsstand über Prozessabläufe innerhalb der IT-Abteilung.

Zielsetzung

Ziel des Projektes ist es, die Organisationsstruktur der IT-Abteilung zu verbessern und dadurch die Effizienz und Qualität zu steigern. Dies soll durch die Erstellung eines neuen IT-Servicekatalogs, der abteilungsintern und unternehmensweit Transparenz schafft, erreicht werden. Darauf aufbauend soll eine an ITIL V3 (IT Infrastructure Library V3) angelehnte, einheitliche und zentrale Dokumentation der wichtigsten Prozesse zur Verbesserung der Organisationsstruktur beitragen.

Vorgehen

In Kreativworkshops wurden die wichtigsten IT-Services und IT-Prozesse identifiziert und priorisiert. Anschließend wurden die gesammelten Daten zu den priorisierten Services detailliert beschrieben und aufbereitet. Hieraus entstand ein unternehmensspezifischer IT-Servicekatalog mit einem holistischen Überblick der angebotenen Leistungen. Zudem wurden die priorisierten Prozesse in Workshops optimiert und in BPMN-Modellen visualisiert. In einem Prozesshandbuch wurden diese detailliert beschrieben und visuell dargestellt. Abschließend wurden die Ergebnisse in Validierungsworkshops präsentiert und validiert.

Ergebnisse

Die Organisationsstruktur der IT-Abteilung wurde mithilfe des IT-Servicekatalogs, der IT-Prozesslandkarte und des IT-Prozesshandbuchs einheitlicher gestaltet. Hierdurch laufen Arbeitsabläufe effizienter und qualitativer ab. Durch das Projekt fand außerdem ein Umdenken in der Abteilung bezüglich des Themas Prozesse statt. Hierdurch wurden weitere Potentiale aufgedeckt und in einer Roadmap mit Next Steps festgehalten.

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Henrike Alfeis

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