Kaizen bei OSCAR: Kontinuierliche Verbesserung als Erfolgsfaktor

Wandel als Normalzustand: Warum Stillstand keine Option ist

Märkte, Technologien und Kundenbedürfnisse verändern sich heute rasant. Eine Strategie einmalig zu planen und umzusetzen reicht nicht mehr. Entscheidend ist die Fähigkeit, sich fortlaufend anzupassen – intern wie extern. Bei OSCAR nennen wir das kontinuierliche Weiterentwicklung: Eine gelebte Haltung, die tief in unserer Unternehmenskultur verankert ist, seit über 30 Jahren den Erfolg unserer Unternehmensberatung prägt und in jedem Projekt spürbar ist.

Kaizen als Prinzip für nachhaltigen Erfolg leben

Der Begriff Kaizen stammt aus dem Japanischen und bedeutet „Wandel zum Besseren“. Er steht für eine Kultur, in der alle Mitarbeitenden, unabhängig von Rolle oder Hierarchie, aktiv dazu beitragen, Prozesse, Strukturen und Ergebnisse Schritt für Schritt zu verbessern.

Im Kern prägen drei Prinzipien unseren Ansatz:

• Kontinuierliche Verbesserung: Statt einmaliger Großprojekte werden kleine, konkrete Maßnahmen umgesetzt, die Schritt für Schritt messbare Erfolge bringen.
• Einbezug aller Beteiligten: Jede Perspektive zählt – vom Projektteam bis zu der Geschäftsführung. So entstehen Lösungen, die alle Ebenen tragen und schneller Wirkung zeigen.
• Lernen aus Erfahrung: Feedback und Reflexion sind integraler Bestandteil unserer Kultur, sodass Prozesse stetig angepasst und verbessert werden.

Konstante Veränderung in der Unternehmenskultur verankern
Bei OSCAR ist Kaizen gelebte Kultur – im eigenen Haus sowie in Projekten mit Kund:innen. Kurze Lern- und Feedbackzyklen sorgen für eine Atmosphäre, in der Feedback, Lernen und Verbesserung direkt sichtbar, geteilt und umgesetzt werden.

Wie Kaizen bei OSCAR wirkt:

Rotation und Perspektivenvielfalt: Alle OSCARianer bringen regelmäßig frische Impulse ein, hinterfragen Routinen sowie Prozesse kritisch und treiben so kontinuierliche Erneuerung voran. Aufgrund der gewollt hohen Fluktuation befindet sich die Organisation im ständigen Zerfall: Teams verändern sich laufend, Wissen und Erfahrungen werden neu kombiniert. Dieses dynamische Umfeld zwingt uns, Routinen nicht als gegeben hinzunehmen, sondern permanent zu hinterfragen und zu verbessern. Sei es ein neues digitales Tool für Projektarbeit oder KI-basierte Prozessinnovationen zur Analyse interner Abläufe, die direkt zu Effizienzgewinnen führen. Durch schnelle Tests und Pilotierungen wird aus einer Idee unmittelbar ein messbarer Fortschritt.

Feedbackkultur als Grundprinzip: Offenes Feedback wird jederzeit und auf allen Ebenen aktiv gelebt, ob zwischen Consultants, Abteilungen oder Geschäftsführung. So entstehen kurze Lern- und Verbesserungszyklen, in denen aus Rückmeldungen sofort konkrete Maßnahmen folgen. Feedback ist ein ständiger Impulsgeber, der uns befähigt, Prozesse fortlaufend zu reflektieren und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Wir orientieren uns am Prinzip, aus Erfahrung zu lernen: So wurden etwa Verbesserungsvorschläge zum Onboarding-Prozess innerhalb weniger Wochen umgesetzt, wodurch neue Mitarbeitende schneller eingebunden waren und frühzeitig Verantwortung übernehmen konnten.

Wissenstransfer: Regelmäßige Workshops, Mentoring-Programme und kurze Innovationszyklen stellen sichern, dass Wissen im Unternehmen bleibt, stetig wächst und unmittelbar in interne Projekte sowie Kundenlösungen einfließt. Dieses Wissen bildet die Grundlage, um Methoden und Tools flexibel anzupassen und unverzüglich auf neue Kundenbedürfnisse zu reagieren.

Kontinuierliche Verbesserung im eigenen Unternehmen – Künstliche Intelligenz bei OSCAR

Wie stark Kaizen bei OSCAR verankert ist, zeigt sich insbesondere im Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Wir denken KI als strategische Grundlage für kontinuierliche Automatisierung und Effizienzsteigerung im gesamten Unternehmen – und setzen damit auf konsequente Verbesserung im Sinne von Kaizen. Um das zu erreichen, haben wir einen KI-Hub aufgebaut, ein Workflow-Tool implementiert und unsere Mitarbeitenden aktiv befähigt und aufgefordert, KI in ihrem Arbeitsalltag zu nutzen. So kann KI Schritt für Schritt in alle Unternehmensbereiche integriert werden und kontinuierlich zur Verbesserung von Prozessen beitragen.

Ein konkretes Beispiel dafür ist die Optimierung unseres Meeting- und To-Do-Managements: Ziel war es, Transparenz zu erhöhen, Verantwortlichkeiten klarer zuzuweisen und Zeitverluste durch manuelle Prozesse zu vermeiden.

• Start: Ursprünglich waren unsere Meetings geprägt von aufwendigem manuellem Protokollieren und der Übertragung einzelner Aufgaben in MS Planner. Rückmeldungen zeigten, dass To-Dos schnell verloren gingen, Verantwortlichkeiten oft unklar waren, wenn die Dokumentation nicht vollständig war. Wir haben mit einem überschaubaren Piloten begonnen – einem KI-gestützten Tool, das Meetings automatisch transkribiert.
• Iteratives Vorgehen: Mit einem KI-gestützten Copiloten werden nun alle Online-Meetings automatisch transkribiert, die Inhalte strukturiert und die besprochenen To-Dos direkt mit Verantwortlichkeiten zusammengefasst. Erste Tests zeigten eine deutliche Entlastung, mehr Klarheit für alle Beteiligten und eine eindeutige Zuordnung sämtlicher Verantwortlichkeiten.
• Skalierung: Perspektivisch soll ein automatisierter Flow entstehen, bei dem To-Dos direkt ins Projektmanagement-Tool überführt, mit Deadlines versehen und automatisch den Verantwortlichen zugewiesen werden.

Das Besondere: Gemäß dem Kaizen-Ansatz entwickeln wir unsere KI-Lösungen in kurzen Zyklen und mit offenen Feedbackrunden stetig weiter. So entstehen praxisnahe Anwendungen, die mit OSCAR wachsen, kontinuierlich optimiert werden und echten Mehrwert für unsere Teams und Kund:innen schaffen.

Kontinuierliche Verbesserung bei Kund:innen – Organisationsentwicklung im Mittelstand

Für einen mittelständischen Kunden stand die Weiterentwicklung seiner Organisation im Vordergrund. Abteilungsinterne und übergreifende Prozesse sollten effizienter gestaltet, Schnittstellen klarer definiert und die Transparenz in den Systemen erhöht werden. Ziel war es, die Prozesseffizienz zu steigern und eine nachhaltige Organisationsentwicklung anzustoßen.

• Phase 1 – Analyse & Quick Wins: Gemeinsam mit den Beteiligten wurden bestehende Prozesse analysiert und erste Optimierungen umgesetzt. Schon kleine Maßnahmen sorgten für mehr Durchblick und schnellere Entscheidungswege – etwa die Definition klarer Schnittstellen und die Visualisierung von Abläufen.
• Phase 2 – Pilotierung: Anschließend wurden neue Tools eingeführt, z. B. E-Signatur-Lösungen zur Beschleunigung administrativer Freigaben oder zusätzliche MS Teams-Kanäle, die die Transparenz über Prozesse und Verantwortlichkeiten erhöhten. Durch erste Pilotierungen liefen Arbeitsprozesse reibungsloser ab.
• Phase 3 – Verankerung: Nach dem erfolgreichen Test wurde das Vorgehen systematisch in die Organisation übertragen. Arbeitsprozesse wurden nicht nur optimiert, sondern auch für alle Beteiligten sichtbar gemacht – ein entscheidender Faktor, um Akzeptanz und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden zu fördern.

Das Ergebnis: Der Kunde steigerte die Prozesseffizienz durch schrittweise Anpassungen: Abläufe wurden verschlankt, Schnittstellen klarer definiert, Transparenz erhöht und Mitarbeitende stärker eingebunden. Das Projekt wurde so gestaltet, dass die Organisation im Sinne des Kaizen-Ansatzes eigenständig weiterarbeiten kann. Die Ergebnisse schaffen nicht nur kurzfristige Verbesserungen, sondern bilden die Grundlage für einen kontinuierlichen Prozess. So bleibt die Organisation flexibel, kann auf neue Anforderungen reagieren und sich nachhaltig weiterentwickeln.

Kaizen als gelebte Philosophie bei OSCAR

Für OSCAR bedeutet Kaizen nicht „nichts ist jemals gut genug“, sondern immer einen Schritt besser, ob in unseren Strukturen oder in der Zusammenarbeit mit Kund:innen. Unternehmen, die sich nicht anpassen, riskieren ihre Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit. Der Kaizen-Gedanke hilft uns, Veränderung nicht als Ausnahme, sondern als Normalzustand zu begreifen. Kontinuierliche Weiterentwicklung steigert Effizienz, Qualität und Zufriedenheit. So schaffen wir Ergebnisse, die spürbar wirken – bei uns selbst und bei unseren Kund:innen.

Erfahren Sie, wie OSCAR Kaizen in Projekten konkret umsetzt und welchen Mehrwert dies auch für Ihr Unternehmen schaffen kann. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch: Terminvereinbarung