Wie Aspekte der digitalen Personalgewinnung zu effizienterem Personalmanagement und einer Stärkung der Arbeitgebermarke beitragen
Die Corona-Pandemie hat den HR-Bereich vieler Unternehmen vor verschiedenen Herausforderungen gestellt. Diese haben jedoch auch ungeahnte Potentiale geboten, die nicht nur die betroffenen Mitarbeitenden langfristig entlasten, sondern durch zufriedenere Bewerbende auch die Arbeitgebermarke enorm stärken.
Der folgende Blogbeitrag thematisiert, wie verschiedene Aspekte der digitalen Personalgewinnung diese Potentiale ausschöpfen.
Die Herausforderungen und Unsicherheiten der Personalabteilungen und Bewerber erfordern eine schnelle Reaktion der Unternehmen
Viele Unternehmen, mit denen wir während der Pandemie in Kontakt standen, berichteten uns von einer Vielzahl von Herausforderungen. Sowohl auf Seiten der Unternehmen als auch auf Seiten der Bewerbenden. Die sinkende Zahl von Stellenangeboten führte zu einem Anstieg der Bewerberzahlen und damit zu einer erhöhten Arbeitsbelastung in den Personalabteilungen. Diese haben jedoch nur eingeschränkte Möglichkeiten, die Bewerbungen zu sichten, z.B. durch die Arbeit im Home-Office. Zudem reicht es für valide Personalentscheidungen nicht aus, die bisherigen Standardverfahren nun telefonisch durchzuführen. Aber auch für die Bewerberinnen und Bewerber ist die Situation nicht einfach. Einige wurden zu persönlichen Vorstellungsgesprächen eingeladen und befanden sich in einem Zwiespalt, wie sie verantwortungsvoll mit der Situation umgehen sollten oder gehörten zur Risikogruppe. Auf der anderen Seite wurden vermehrt Vorstellungsgespräche ersatzlos abgesagt und Einstellungsstopps auf unbestimmte Zeit verhängt. Dies ist nicht nur ärgerlich für die Bewerbenden, sondern kann auch verheerende Folgen für das Image des Unternehmens haben. Denn Bewerberinnen und Bewerber sind für jedes Unternehmen eine sehr wertvolle Ressource, nicht nur als potenzielle Mitarbeiter, sondern auch im Hinblick auf das Image. In der heutigen Zeit hat das Employer Branding einen enormen Stellenwert, insbesondere durch die vereinfachte Bewertung und Informationsbeschaffung im Internet. Diese leidet sehr schnell unter intransparenten, als unfair empfundenen oder ausgefallenen Personalauswahlverfahren sowie einer fehlenden Struktur im Bewerbungsprozess.Für eine langfristig zukunftsfähige Personalgewinnung empfiehlt es sich schon jetzt die Möglichkeiten und Funktionen der klassischen Personalgewinnung durch Elemente der digitalen Personalgewinnung zu ergänzen
Die Frage, wie diesen Herausforderungen am besten begegnet werden kann, lässt sich natürlich nicht pauschal beantworten. Wie in anderen Bereichen empfiehlt es sich auch in der Personalbeschaffung, verschiedene Prozesse zu digitalisieren. Dies trägt nicht nur zur Bewältigung von Krisensituationen bei, sondern birgt auch langfristig viele Potenziale, das Personalmanagement zu vereinfachen, Prozesse effizienter zu gestalten und zu einer höheren Bewerberzufriedenheit – und damit auch zur Stärkung der Arbeitgebermarke – beizutragen. Hierfür bieten sich in den verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses zahlreiche Möglichkeiten, die individuell angepasst werden können.Veröffentlichung von Stellenanzeigen und Sichtung der Unterlagen
Viele Unternehmen klagen über eine geringe Qualität der Bewerbungen bei gleichzeitig hohem Bewerbungsaufkommen. Hier empfiehlt es sich, zunächst die Anforderungen an die Stelle auf Basis der zuvor erhobenen Personae und Rahmenbedingungen bestmöglich zu präzisieren. Bei einer hohen Anzahl von Bewerbungen kann zudem eine automatisierte HR-Software zur Vorselektion hilfreich sein. Diese kann z.B. durch die Abfrage von Rahmenbedingungen, Kenntnissen und Soft Skills oder durch integrierte fachliche und analytische Tests Eignungsanalysen erstellen und eine Vorauswahl treffen. Als Ergebnis erhält die Personalabteilung eine individuell selektierte Auswahl passender Kandidaten, die gesichtet und kontaktiert werden können. Für die Umsetzung stehen verschiedene Tools zur Verfügung, die genutzt werden können und entsprechend viele Möglichkeiten, die Auswahl an das jeweilige Unternehmen und die spezifische Stellenausschreibung anzupassen.Auswahlverfahren
Insbesondere das Auswahlverfahren steht vor der Herausforderung, eine valide Beurteilung zu gewährleisten. Immer häufiger bis standardmäßig werden Bewerbungsgespräche per Telefon oder Video-Call geführt, was jedoch von beiden Seiten als wenig authentische und fragwürdige Grundlage für eine Personalentscheidung empfunden werden kann. Doch wie kann man dem entgegenwirken? Eine Frage, die auch wir uns stellen mussten. Gerade bei einer großen Anzahl von Bewerbern empfiehlt es sich, mit erprobten Kriterien zu arbeiten, um die Vergleichbarkeit und Bewertbarkeit zu gewährleisten. Die Erstellung dieser Bewertungskriterien erfordert umfangreiches methodisches Wissen über diagnostische Rekrutierungsverfahren, kann aber nach der Erstellung eine langfristige Vergleichbarkeit gewährleisten, agil angepasst werden und ein effizientes und passgenaues Personalmanagement ermöglichen. Zudem lässt sich die Durchführung eines Auswahlverfahrens auf Basis klar definierter Bewertungskriterien hervorragend digitalisieren. Rückmeldungen und Feedbacks zu den Ergebnissen des Verfahrens können anhand verschiedener Verhaltensanker sehr präzise kommuniziert werden und führen so zu einem Höchstmaß an gegenseitigem Verständnis und Wertschätzung zwischen Personalverantwortlichen und Bewerbern. Darüber hinaus können die Ergebnisse nach Eingabe in ein geeignetes HR-Tool einen strukturierten und filterbaren Überblick über verschiedene Personalprofile und deren Stärken liefern.Rekrutierung und Onboarding
Ein einfacher Schritt zur Digitalisierung von Prozessen ist hier beispielsweise die Vertragsunterzeichnung. Diese kann mit verschiedenen Tools digital erfasst und automatisch in der Cloud gespeichert werden. Dies vereinfacht nicht nur die reine Arbeitszeit, sondern ist auch im Rahmen des Nachhaltigkeitsgedankens ein empfehlenswerter Schritt. Wenn dann ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird und im Unternehmen anfängt, sollte nun der Onboarding-Prozess folgen. Auch hier gab es durch die Umstellung auf Homeoffice vermehrt Schwierigkeiten, ein wertschätzendes Onboarding anzubieten und den neuen Mitarbeiter dediziert einzuarbeiten. Dieses Thema geht auch Hand in Hand mit dem Themenblock Wissensmanagement. Bei OSCAR haben wir beispielsweise alle unsere Prozesse, Best Practices und das Wissen aus 27 Jahren am Markt digitalisiert und den Mitarbeitern in einem strukturierten Wissensmanagement zugänglich gemacht. Darin integriert ist ein umfassender Onboarding-Prozess, der neue Mitarbeiter mit allen Informationen für einen erfolgreichen Start bei OSCAR versorgt.Es empfiehlt sich die individuelle Kombination und Integration digitaler Elemente der Personalgewinnung
Generell birgt die digitale Personalgewinnung für Unternehmen verschiedene Vorteile:- Durch den geringeren Zeitaufwand werden finanzielle, organisatorische und personelle Kosten reduziert.
- Es besteht eine größere Terminunabhängigkeit und Flexibilität
- Digitale Formate sind insbesondere für jüngere Bewerber attraktiv und weniger zeitaufwändig
- Die Eigenverantwortung der Bewerberinnen und Bewerber sowie ihre Auffassungsgabe in ungewohnten Situationen können getestet werden
- Über Aufgaben- und Testformate kann die sachgerechte Bearbeitung der Assessment-Center-Aufgaben gesteuert werden
- Die Entwicklung entsprechender Bewertungskriterien sowie der Vergleich mit anderen digital getesteten Kandidaten ermöglichen eine valide Beurteilung der Bewerber