Digitaler Jahresrückblick
Ein Jahr Corona – ein Jahr mit digitalen Herausforderungen
Digitalisierung ist in unserem Zeitalter kein Fremdwort mehr. Besonders im vergangenen Jahr wuchs die Bedeutung und vor allem die Notwendigkeit zur Digitalisierung in Unternehmen. Fakt ist: Durch die Krisensituation wurden nach anfänglichen Herausforderungen auch digitale Potenziale freigesetzt. Eine verbesserte digitale Infrastruktur hilft jedoch nicht nur durch die Krise, sondern trägt langfristig zu einer ganzheitlichen Optimierung der Prozesse und Strukturen im Unternehmen bei.
Das ist eine Erkenntnis, die wir u. a. aus unseren Erfahrungen der letzten 12 Monate bestätigen können. Trotz herausfordernder Situationen blicken wir auf ein Jahr voller Erfolge zurück – mit optimierten und effizienten digitalen Lösungen, welche auch zukünftig unsere Zusammenarbeit, sowohl intern als auch mit unseren Kunden, positiv beeinflussen werden. Welche Learnings und Mehrwerte wir aus unserem digitalen Jahr mitgenommen haben, erläutern wir im folgenden digitalen Jahresrückblick.
Aus den digitalen Herausforderungen konnten wir Learnings und Mehrwerte ziehen, woraus sich auch langfristig neue Potenziale ergeben
Zu Beginn war ein derartiger Erfolg aus der Kombination von Beratung und ganzheitlichem remote Arbeiten schwer vorstellbar, aber rückblickend profitieren wir von diesen Erfahrungen und wollen auch weiterhin neue Konzepte beibehalten.
- Die Flexibilität ist uns besonders wichtig. Mobiles Arbeiten – ob aus dem Home-Office, von unterwegs oder vernetzt im Office – soll langfristig die Arbeitsweise von OSCAR auszeichnen.
- Projekte können hervorragend digital gestaltet werden. Arbeitsbezogene Tätigkeiten lassen sich nicht selten 1:1 ins Digitale übertragen und ermöglichen oftmals effizienteres Arbeiten, wobei Zeit und auch Kosten gespart werden. Bestimmte Formate, die sich auch gut in digitaler Form abbilden lassen, wollen wir auch in Zukunft häufiger auf diesem Wege durchführen. Gleichzeitig wollen wir nicht gänzlich auf die persönliche Komponente verzichten, diese jedoch auf Basis der Umsetzbarkeit je nach Projekt bewusster steuern.
- Auch Akquisetermine lassen sich effizient digital umsetzen. Langfristig kann auch hier häufiger auf digitale Meetings gesetzt werden, um die zeitliche Bindung bei unseren Kunden*innen so gering wie möglich zu halten und darüber hinaus das Nachhaltigkeitspotenzial verstärkt auszuschöpfen.
- Der digitale Ausbau der internen Vernetzung stellt für unseren standortübergreifenden Kontakt einen großen Mehrwert dar, welchen wir weiterhin nutzen werden. Die digitale Zusammenarbeit schaffte ein Vertrauensverhältnis, welches uns näher zusammenbrachte – unabhängig von der örtlichen Entfernung.
Das remote Arbeiten ist über die vergangenen Monate zu einer Gewohnheit geworden. Allgemein ist uns der Umstieg in die digitale Welt gut gelungen, was zum einen durch die Mitwirkung/-arbeit unserer Kunden*innen möglich wurde und zum anderen durch unsere gegebene digitale Affinität und positive Einstellung zum flexiblen, remote Arbeiten begünstigt wurde.
Die passgenaue Ausstattung mit Hard- und Software erleichterte uns den schnellen Umstieg ins permanente remote Arbeiten
Zu Beginn der Krise mussten schnelle Lösungen her. Der Wechsel ins permanente Home-Office erforderte eine optimale technische Ausstattung und effiziente digitale Prozesse. Durch unsere bisherige Arbeitsweise, sowie der bereits vorhandenen Ausstattung, konnten wir einen Großteil sehr schnell ins Digitale übersetzen. Bereits vor der Krise standen unseren Mitarbeiter*innen Hard- und Software in Form von Firmenlaptops und MS Teams zur Verfügung und auch unser cloud-basiertes Wissensmanagement zeichnete sich schon lange als Teil unserer täglichen Arbeit aus.
Dennoch standen wir mit dem permanenten Home-Office und dem ganzheitlichen Umstieg auf den digitalen Raum vor Herausforderungen, aus denen wir folgende Learnings ziehen konnten.
Eine klare Kommunikation und regelmäßige Absprachen sind bei der digitalen Projektarbeit besonders wichtig, um zu zielführenden Lösungen zu gelangen
Insbesondere im Rahmen unserer Beratungsprojekte war es von zentraler Bedeutung, den Umstieg von der gelegentlichen zur permanenten digitalen Kommunikation effizient zu gestalten. Hierbei kristallisierte sich die Bedeutung klarer Absprachen und strukturierter Kommunikation in digitalen Meetings heraus. „Anfangs haben wir uns auch regelmäßiger mit Kollegen und Ansprechpartnern beim Kunden abgesprochen, um uns auf der neuen Kommunikationsebene einzustimmen.“, erinnerte sich unsere Projektleitung. Denn Teamarbeit und Absprachen untereinander mussten auf einem Level abgebildet werden, welches sich nicht von der Qualität direkter und persönlicher Zusammenarbeit unterscheidet. So ist es uns gelungen, 51 Beratungsprojekte erfolgreich remote abzuschließen. Die Umstellung brachte uns sogar einen positiven Nebeneffekt in punkto Nachhaltigkeit: Wir konnten rund 50.000 km an Fahrten einsparen – und das ohne Qualitätseinbußen in den Projekten. Das bekräftigt unsere ausgezeichnete Kundenzufriedenheit mit einem Net Promoter Score (NPS) im letzten Quartal von 78.
Bei der Verwendung von Hybridmodellen ist neben einer klaren Absprache die Gewährleistung von gleichen Kommunikationsebenen nötig
Bei zeitweisen Lockerungen der Maßnahmen gab es Wochen, in welchen das Office unter Einhaltung konkreter Hygienemaßnahmen wieder genutzt werden konnte. In dieser Zeit befand sich unser Team in einem Hybridmodell, aus remote und vor Ort Arbeitenden. Klare Absprachen zur transparenten Erfassung des Arbeitsortes der jeweiligen OSCARianer vereinfachten eine strukturierte Zusammenarbeit. Darüber hinaus stellten wir mit der Zeit fest, wie wichtig es ist, dass für alle Gesprächsteilnehmenden die gleiche Kommunikationsebene gegeben ist. Das heißt: Auch vor Ort Arbeitende sollten sich digital dazuschalten. Anfangs hatten wir beispielsweise die Erfahrung gemacht, dass sich die Kommunikation im Hybridmodell schwierig gestaltet, wenn einzelne Gesprächsteilnehmer digital geschaltet sind und andere Teilnehmer persönlich im Raum kommunizieren können. Die verschiedenen Kommunikationsebenen erzeugen ein Ungleichgewicht, wodurch digital Dazugeschaltete nicht in dem Maße am Gespräch teilnehmen können, wie wenn sie vor Ort wären. Bis heute handhaben wir die Kommunikation im Hybridmodell über den Laptop – um eine adäquate Einbindung digital Dazugeschalteter zu gewähren.
Bei der Kommunikation im digitalen Raum funktionieren große Gruppen nicht – Zuteilung von Moderatoren-Rollen und Aufteilung in Breakout-Sessions helfen, dies zu umgehen
Die Unternehmenskultur hat bei OSCAR einen besonderen Stellenwert. Wir standen vor der Herausforderung Austauschformate zu generieren, die unsere After-Work-Events, gemeinsamen Frühstücks- und Mittagspausen und Teamevents remote abbilden können.
Dazu müssen rund 60 Mitarbeiter*innen im digitalen Raum vereint werden – Wie löst man das am besten? Wie findet man eine gute Balance? Die Unterhaltung in einer Teams-Gruppe mit 60 Leuten ist schwierig umsetzbar – das gilt nicht nur für interne Austauschformate, sondern für jegliche Form von Meetings mit großen Gruppen, wie z. B. Workshops. Wir haben eine Gruppengröße von 5-6 Gesprächsteilnehmenden für uns als ideal herausstellen können. Um dem digitalen Gespräch eine gewisse Struktur zu geben, eignet sich ein Moderierender gut, um zielführend durch das Gespräch zu leiten. Das organisierte MS Teams Ende 2020 mit einem Update, welches die Steuerung durch einen Moderierenden und die Zuteilung zu Breakout-Sessions möglich machte.
Das permanente Home-Office benötigt einen klaren Rahmen durch gutes Zeitmanagement, um ein Verschwimmen von Arbeit und Freizeit zu vermeiden
Was im dauerhaften Home-Office die Work-Life-Balance unterstützen kann, ist die Einführung eines gemeinsamen Start- und Endpunkts v. a. in der Eingewöhnungszeit. Ergänzend sind ein individuelles und teamübergreifend funktionierendes Zeitmanagement sowie festgelegte Pausen- und Feierabendblocker empfehlenswert. Einige OSCARianer haben festgestellt: „Für uns passt es am besten, unsere Freizeit wie einen festen Termin zu behandeln.“ Grundlegend kann das flexible, ortsunabhängige Arbeiten durch gesparte Arbeitswege und eine individuelle Arbeitsgestaltung eine gute Work-Life-Balance begünstigen. Doch der Einfluss des permanenten, nicht freiwilligen Arbeitens im Home-Office kann das Gleichgewicht negativ beeinflussen. Daher sollte der psychischen Gesundheit, die durch Einsamkeit und Vermischung von Arbeit und Freizeit beeinträchtigt werden kann, besondere Beachtung gewidmet werden. Auch die physische Gesundheit muss bedacht werden, die stark von einem ergonomischen Arbeitsplatz oder einem bewegten Arbeiten abhängt. Um die allgemeine Gesundheit unserer Mitarbeiter*innen zu fördern, haben wir unsere gemeinsamen Sport- und Yogastunden im Office auf digitale Weise weitergeführt und zusätzliche PMR-Sessions veranstaltet, die einen hohen Zuspruch unserer Mitarbeiter*innen erhalten haben.
Vor allem ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch und ein offenes Feedback aller Beteiligten ermöglichten uns die Optimierung unserer digitalen Lösungsansätze
Unseren Huddle – ein morgendlicher, offen gestalteter Austausch mit Kolleg*innen über private oder berufliche Herausforderungen und Ziele – veranstalten wir mittlerweile zweimal wöchentlich mit wechselnden Kleingruppen über MS Teams. In der ersten Phase des Home-Office richteten wir beispielsweise zweimal täglich einen Huddle ein, um dem Wunsch nach gemeinsamer Zeit nachzugehen und der Einsamkeit vorzubeugen. Mit der Zeit und dem vermehrten Arbeiten im Hybridmodell gestalteten wir einen punktuelleren Austausch. Feedback und Erfahrungsaustausch ermöglichten es, den Wandel der Anforderungen bzw. Wünsche des Teams frühzeitig zu adressieren und dahingehend anpassen. So konnten wir sicherstellen, dass der Huddle weiterhin eine Bereicherung für unsere Mitarbeiter*innen darstellte. Denn der Austausch im Team hat besonders aufgrund unserer konzeptbedingten Fluktuation einen hohen Stellenwert für das gegenseitige Kennenlernen.
Die Möglichkeit zum freiwilligen sozialen Austausch bspw. über digitale Pausenräume stellt eine passendere Lösung dar, als Mitarbeiter*innen mit festen sozialen Terminen einzugrenzen
Wir wollten unsere Kultur digital weiterführen. Ziemlich schnell merkten wir, dass dies nicht 1:1 möglich ist. Neben der individuellen Anpassung des Huddle-Rhythmus boten wir eine freiwillige Möglichkeit zum sozialen Austausch und schufen digitale Pausenräume, was für uns langfristig eine passende Lösung darstellt. Somit haben wir einen digitalen Raum geschaffen, der jederzeit freiwillig zugänglich ist – für jeden, der sich gerade nach Pause und sozialem Austausch fühlt. Zu Beginn wollten wir unsere Kaffeepausen, unsere Gespräche im Flur und unsere Feierabendrunde unbedingt online abbilden und hatten dafür kurzzeitig digitale Pausen- und Feierabendformate festgelegt. Hier stellte sich dann schnell heraus, dass diese digitalen Veranstaltungen nicht den spontanen und geselligen Charakter abbilden konnten.
Die Nachbildung eines digitalen Office zum gemeinsamen remote Arbeiten ermöglichte den persönlichen Austausch und Raum für spontane Rückfragen
Arbeitsbezogene Inhalte konnten auch in digitalen Meetings effizient und zielführend vermittelt werden. Präsentationstools mit digitalen Whiteboards oder Umfragen mit Ergebnis-Visualisierungen in Echtzeit ermöglichen den einfachen Umstieg auf digitale Arbeitsweisen. Was digital nicht äquivalent zur persönlichen Zusammenarbeit abgebildet werden kann, ist die soziale Komponente. Daher sollten auch digital spontane Gespräche und die private Kommunikation bei der Zusammenarbeit ermöglicht werden. Um dies zu realisieren, erschufen wir eine digitale Nachbildung unseres Office, welche uns die Flexibilität der Kommunikation zurückbrachte und den Wissensaustausch förderte. Über MS Teams haben wir die Möglichkeit, uns in digitale Räume einzuwählen und dort über den Bildschirm mit anderen vernetzt zu sein. So war es uns möglich, parallel – auf stumm geschaltet – nebeneinander zu arbeiten und gelegentlich Fragen oder Anmerkungen in die digitale Runde zu werfen. Auf diese Weise ließ sich der spontane und private Austausch zwischen den Teammitgliedern bestmöglich kompensieren.
Die digitale Durchführung des Assessment Centers und der Vorstellungsgespräche forderte die Erstellung klar definierter und erprobter Bewertungskriterien
Von Stellenausschreibungen über das AC und Vorstellungsgespräch bis hin zur digitalen Vertragsunterzeichnung und dem Onboarding – der HR-Prozess konnte mithilfe klarer Richtlinien und passender HR-Software ganzheitlich digital abgebildet werden. In unserem Blogbeitrag zur digitalen Personalgewinnung sind wir näher auf die Gestaltung und die damit einhergehenden neuen Möglichkeiten eingegangen.
Die Auswahl der Bewerber*innen gestaltete sich durch die Standortunabhängigkeit flexibler. Durch die Ausweitung der Standorte können wir und unsere Kunden*innen von Experten*innen aus einem deutschlandweiten Bewerberpool profitieren. Darüber hinaus war es uns möglich, schneller denn je, passgenau Projekte und Expertise miteinander zu kombinieren. In den letzten 12 Monaten haben wir 92 digitale ACs durchgeführt, welches anfangs die größte Herausforderung bei der Digitalisierung des HR-Prozesses darstellte. Das wöchentlich vor Ort stattfindende AC und darauffolgende Interviews mussten in MS Teams Video-Calls abgebildet werden. Wir schafften es, Gruppenübungen, Einzelinterviews und Testverfahren ohne Qualitätseinbußen ins Digitale zu transformieren. Es ergaben sich sogar Effizienzsteigerungen, Zeitersparnis und nachhaltigere Arbeitsweisen. Unsere Perso-Abteilung ist sich einig: „Auch in Zukunft werden wir unsere Bewertungsbogen nicht mehr analog ausfüllen. Auf dem Laptop können wir genauso gut dokumentieren und haben alles sofort in unserer Cloud beisammen.“ Was sich online jedoch schwer abbilden lässt, ist der persönliche Eindruck bzw. die Wirkung einer Person – sowohl aus Bewerber- als auch aus Arbeitgeber-Sicht. Daher sollte langfristig, wenn möglich, auf ein Hybridmodell mit digitalen und persönlichen Gesprächen zurückgegriffen werden.
Die langfristige Bedeutung des Onboardings darf nicht unterschätzt werden; es sichert den erfolgreichen Start und die effiziente Eingliederung ins Unternehmen
In den letzten 12 Monaten haben wir 68 neue OSCARianer remote eingearbeitet. Unsere Erfahrungen und Expertise in diesem Bereich haben wir beispielsweise in unseren Blogbeiträgen zum digitalen Onboarding oder im Jahresrückblick 2020 geteilt. Durch unsere konzeptbedingte Mitarbeiterfluktuation ist die Gewährleistung eines dedizierten Onboardings mit schneller Eingliederung und Erreichen des 100% Performance Levels für OSCAR schon immer essenziell. Doch besonders in Zeiten, in denen ausschließlich remote gearbeitet werden kann, ist die Übermittlung der Unternehmenswerte und -kultur zu beachten und zu gestalten. Wir führten daher unser Buddyprogramm digital weiter, in welchem ein OSCARianer (Buddy) dem neuen Teammitglied (Rookie) als Ansprechpartner und Vermittler der Unternehmenskultur zur Seite steht. Was vorher in persönlichen Gesprächen zwischen Buddy und Rookie vermittelt wurde, konnten wir durch strukturierte Leitfäden ins Digitale übertragen. Außerdem holten wir zur Übermittlung der Kultur und Vermittlung des OSCAR-Spirits die Marketingabteilung ins Boot. Nahbare Einblicke in die Kultur und Räumlichkeiten wurden so vermehrt auf den sozialen Medien ermöglicht und jedes neue Teammitglied bekam ein Playbook zur Hand, welches einen vollumfänglichen Eindruck von OSCAR vermittelt. Einblicke in vergangene Teamevents, Abteilungsaufgaben, Office Rules, ein detailliertes Glossar mit Redewendungen und Abkürzungen – das ist nur ein Ausschnitt von Insights, die auf jeden neuen OSCARianer im Playbook warten.
Unsere internen und kundenbezogenen Erfahrungen bilden eine optimale Kombination für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten
Wir haben besonders im vergangenen Jahr unsere interne Digitalisierung auf ein neues Level bringen können. Darüber hinaus konnten wir auch zahlreiche Kunden*innen erfolgreich in ihrem Digitalisierungsvorhaben unterstützen. Beispielhaft zu nennen sind hier u. a. Erfolge in der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten in Bezug auf Onboarding, Wissensmanagement und Kommunikation (Krankenhausbranche und 1-2-3.tv).
Die Einblicke in unser digitales Jahr mit unseren Erfahrungen und Learnings zeigen, dass die digitalen Herausforderungen unternehmensspezifisch sind und daher individuelle digitale Lösungen fordern. Unsere vielseitigen Erfahrungen bilden zusammen mit unserer Expertise als Digital Natives die optimale Kombination für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten. Dabei folgen einer vorgelagerten Aufnahme des aktuellen digitalen Reifegrades individuelle und innovative Lösungsansätze. Nutzen Sie schon die Potenziale der Digitalisierung? Oder stehen Sie noch vor der Herausforderung?
Autor: Katharina Marsfeld
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