Digitales Onboarding

Wie man Mitarbeiter begeistert und die Arbeitgebermarke stärkt – und dabei noch Kosten und Kapazitäten einsparen kann

Von Krisenzeiten bleibt auch der Personalstamm von Unternehmen nicht unberührt. So suchen profitierende Unternehmen oft händeringend nach neuen Mitarbeitern, die möglichst schnell dabei helfen sollen, den maximalen Output aus der gegenwärtigen Situation zu schöpfen. Andere warten erst einmal ab und fahren den Betrieb auf ein Minimum herunter – stehen dadurch aber vor der Herausforderung, über diese Distanz mit den Mitarbeitern in engem Kontakt zu bleiben. Nicht selten ist auch eine damit einhergehende Abwanderung des Personals zu beobachten.  

Egal ob bei der Anstellung einer Vielzahl von neuen Mitarbeitern oder bei der Nutzung der Learnings aus der Home Office Zeit – der Knackpunkt vieler Herausforderungen ist das Onboarding. Hierbei lohnt es sich, sich für die Zukunft im Onboarding Prozess digitaler aufzustellen. Ein Perspektivwechsel zur Erörterung der idealen Herangehensweise an dieses Thema kann nicht nur qualitativ wertvoll sein, sondern auch durch gesenkte Hiring Costs direkt kostenwirksam werden.

Interne Herausforderungen, Zielgruppenrepräsentanten in der Beratung und langjährige Erfahrung in Projekten bilden den Grundstein unserer Expertise im Bereich des digitalen Onboardings

Bei OSCAR sind wir, bedingt durch unser Geschäftsmodell, auf ein fein differenziertes und passgenaues Onboarding angewiesen, welches unsere Mitarbeiter binnen kürzester Zeit auf das angestrebte Performance Level bringt. Schon vor den Kontaktbeschränkungen hatten wir bereits einen Großteil des Onboardings in das digitale übersetzt und können nun auf dieser Expertise weiter aufbauen. Bei einer konzeptbedingten Mitarbeiterfluktuation von 75% und 30 Jahren am Markt können wir einen großen Erfahrungswert in diesem Bereich vorweisen.  

Doch unsere Expertise ist nicht ausschließlich von unserem Geschäftsmodell getrieben: Unsere absolventischen Berater stellen oftmals selbst die Zielgruppe für Ihren Recruiting- und Onboardingprozess dar. So werden interne und externe Perspektiven passgenau im Projekt kombiniert, wodurch großartige Erfolge in einer Vielzahl an bisherigen Projekten in diesem Bereich generiert wurden. (Eine detaillierte Beschreibung eines Projektes im Onboarding findet sich in unserem Jahresrückblick im dritten Abschnitt)

Das OSCAR Reifegradmodell der Digitalen Onboarding Experience basiert auf der differenzierten Betrachtung von drei Stufen zum Erfolg

Um auch außerhalb von Projekten unsere Expertise mit unserem Netzwerk zu teilen, haben wir ein Booklet zum digitalen Onboarding ausgearbeitet, welches Einblicke in das Konzept sowie die Erläuterung wichtiger zu beachtender Faktoren bietet.

Unser Booklet über die Digitale Onboarding Experience mit OSCAR zeigt hierbei deutlich mehr auf als lediglich die Ausgestaltung des ersten Arbeitstages: Es erklärt das von OSCAR konzipierte Reifegradmodell der Digitalen Onboarding Experience. Bevor man die Mitarbeiter in die Abteilung einarbeitet und zu Team Events einlädt benötigt es vorgelagerte effiziente Prozesse. Somit liegt auch in der ersten Stufe des Reifegradmodells der Fokus auf diesen Prozessen, welche grundlegend für den langfristigen Erfolg des Onboarding-Konzeptes sind. Nachgelagert werden die Mitarbeiter und die Einbindung in die Gesamtstrategie detaillierter betrachtet.   

Der Prozess im Fokus 

Der Onboarding Prozess wird in unserem Modell End-to-End betrachtet. Er beginnt bereits mit der Bedarfsmeldung aus den Abteilungen, dem Management oder dem Personalcontrolling und endet erst mit dem Erreichen des zuvor definierten 100% Performance Levels.  

Die Prozesse rund um das Onboarding digital zu gestalten setzt nicht zwangsläufig die Hinzunahme teurer Software voraus: Viele Unternehmen haben bereits im letzten Jahr O365 Lizenzen erworben, deren Potenzial jedoch bis heute nicht in Gänze ausgeschöpft wird. Insbesondere an dieser Stelle bieten sich vielfältige Möglichkeiten, um in der bereits vorhandenen Toollandschaft diverse Prozessdigitalisierungen und -automatisierungen vorzunehmen.  

Mit sauberen, digitalen Prozessen als Basis, lassen sich schnell, unkompliziert und kostengünstig neue Kapazitäten in den HR-Abteilungen schaffen, um die Mitarbeiter im Onboarding stärker in den Fokus zu rücken. 

Die Mitarbeitenden im Fokus 

Die zweite Stufe des Modells stellt die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt: Wie können die Qualität und die Effektivität des Onboardings neue Mitarbeitenden optimiert werden?  

Das Ziel eines professionalisierten Onboardings sollte sein, die Mitarbeitenden dazu zu befähigen, das definierte 100% Performance Level in kürzester Zeit zu erreichen. Was zunächst primär aus Unternehmensperspektive als erstrebenswert scheint, ist jedoch für den Mitarbeitenden selbst ebenfalls ein enormer Mehrwert: Ein gut strukturiertes Onboarding hilft, Demotivation bei den neuen Mitarbeitenden zu vermeiden und fördert somit auch langfristig die Mitarbeitendenzufriedenheiten.   

Bei der konkreten Umsetzung ist es wichtig, nicht alle im ersten Schritt des Reifegradmodells freigewordenen Kapazitäten der HR-Abteilung für die Optimierung der Performance Kurve aufzubrauchen. Das Stichwort hierbei lautet Employer Enabling: Mitarbeiter sollten dazu befähigt werden, den Onboarding Prozess selbst zu steuern. Dieses Plus an Verantwortung und Vertrauen wird dann als positiv wahrgenommene Wertschätzung in der Performance widergespiegelt.  

Die Strategie im Fokus  

Für den letzten Schritt im Reifegradmodell rückt die Strategie in den Fokus. Hier ist die Einbindung in die bereits bestehende Employer Branding Strategie empfehlenswert, da ein neues Digitales Onboarding, welches den Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt und die Unternehmenskultur gänzlich digital vermittelt, auch das Arbeitgeberprofil am hartumkämpften Arbeitsmarkt verändert.

Dieser Vorteil kann in der Bewerberansprache aktiv genutzt und somit direkt wertschöpfend eingesetzt werden.  

Darüber hinaus können viele Formate eines neuen digitalen Onboardings bspw. auch dazu dienen, die Identifikation von High-Performern im Unternehmen durch Paten- /und Mentoringprogramme zu steigern. 

Let’s get to Work 

Die beschriebenen Inhalte werden in unserem kostenfreien Booklet zur digitalen Onboarding-Expertise detaillierter erläutert und durch spannende Insights rund um das Thema Onboarding ergänzt – von der Prozessdigitalisierung und -automatisierung, über die Senkungen der Hiring Costs bis hin zur Optimierung der Performance Kurve neuer Mitarbeitenden. 

Bei Interesse steht Tim Krohm gerne mit näheren Informationen zur Verfügung.