Prozessmangement – Wie die Digitalisierung von Arbeitsprozessen im eigenen Unternehmen erfolgreich vorangetrieben werden kann (inklusive Projektinsights)

Digitalisierung gewinnt in Unternehmen immer mehr an Relevanz. Ein wichtiger Bereich der Digitalisierung ist die Optimierung von Prozessen. Durch den Einsatz von digitalen Tools und Technologien können Unternehmen ihre Prozesse automatisieren, beschleunigen und verbessern. Angesichts der sich verändernden Arbeitnehmerwahrnehmung und des Fachkräftemangels müssen sich Organisationen agiler aufstellen und Prozesse digitalisiert und arbeitnehmerorientiert werden. Aus diesen Veränderungen heraus entstehen für Unternehmen Herausforderungen; wie Personalmangel, fehlende Auszubildende und steigende Löhne.Daraus resultiert, dass Routineaufgaben zum Zeitfresser werden und diese Fachkräfte für bestimmte Positionen fehlen.
Die Automatisierung von Routineprozessen entlastet Personal bei ihren Routineaufgaben und schafft dadurch Zeit für Wichtigeres und stärken die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Es gibt verschiedene Treiber für die Digitalisierung wie beispielsweise Effizienzsteigerung und potenzielle Prozessharmonisierung.

Die Chance der Digitalisierung muss genutzt werden, um auch Ihr Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.

 Welche Vorteile bietet die Prozessoptimierung mittels digitaler Tools?

Die digitale Prozessoptimierung dient unter anderem der Automatisierung von bisher manuellen Tätigkeiten und Arbeitsschritten des Personals. Dadurch fallen zeitaufwendige und teilweise komplexe Arbeitsschritte weg und das Personal kann die Zeit und den Aufwand für Tätigkeiten einsetzen, die nicht (vollständig) automatisiert werden können. Zusätzlich werden Prozesse standardisiert, verschlankt und minimalisiert, was nicht nur Übersichtlichkeit, sondern auch Harmonisierung schafft.
Die digitale Prozessoptimierung dient vor allem der Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Personalentlastung und Fehlerminimierung.
Ein weiterer Vorteil der digitalisierten Prozessoptimierung ist die Steigerung der Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Durch die Verwendung von digitalen Tools und Technologien können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse korrekt ausgeführt werden und dass alle erforderlichen Schritte eingehalten werden. Zum Beispiel kann ein Unternehmen durch die Verwendung von Workflow-Management-Systemen sicherstellen, dass alle Genehmigungen und Freigaben für einen bestimmten Prozess eingeholt werden, bevor er fortgesetzt wird.
Nicht nur erleichtern digitale Arbeitsprozesse den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden, sondern stärken auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der Datenanalyse und -auswertung. Durch die Verwendung digitaler Tools und Technologien können Unternehmen ihre Prozesse besser verstehen und optimieren. Sie können zum Beispiel die Dauer von Prozessen, die Anzahl der Fehler, die Anzahl der Anfragen und viele andere Daten erfassen und auswerten, um Prozesse zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

In Schlussfolgerung hat die Digitalisierung von Prozessen viele Vorteile für Unternehmen, wie Steigerung der Effizienz, Zuverlässigkeit, Genauigkeit und die Möglichkeit der Datenanalyse. Unternehmen sollten die Verwendung digitaler Tools und Technologien in Betracht ziehen, um ihre Prozesse zu optimieren und ihre Geschäftsabläufe zu verbessern.

Wie optimiere ich meine Prozesse?

Die Prozessoptimierung startet üblicherweise mit der Aufnahme des Ist-Zustands innerhalb des im Vorhinein festgelegten Bereichs oder des Unternehmens. Auf dieser Grundlage können Störfaktoren innerhalb des aufgenommenen Prozesses identifiziert werden. Anschließend können Optimierungspotenziale sowie Handlungsempfehlungen herausgearbeitet werden. Um diese Störfaktoren zu identifizieren, helfen verschiedene Methoden. Eine dieser Methoden ist die Ishikawa-Methode, bei der konkrete Herausforderungen in fünf Ebenen unterteilt und nach Ursachen identifiziert werden. Eine weitere ist das Muda-Framework mit dessen Hilfe Verschwendungen innerhalb eines Prozesses identifiziert werden. Bei dieser Methode werden die identifizierten Verschwendungen in sieben Kategorien unterteilt und befähigt so dazu alles, was nicht zur Wertschöpfung beiträgt, als Verschwendungen zu betrachten. Genauere Beschreibungen dieser Methoden sind in unserem Whitepaper Prozessmanagement in der Praxis zu finden.

Nach der Identifikation der Störfaktoren und Optimierungspotenziale folgt auf dessen Grundlage die Konzipierung des Soll-Prozesses, indem die analysierten Optimierungspotenziale eingearbeitet werden. Somit entsteht eine effektive Grundlage für die Umsetzung und, nach finaler Validierung, die Implementierung eines optimierten und digitalisierten Prozesses.

Wie wähle ich das richtige digitale Tool aus, um meine Prozesse zu optimieren?

Eine der wichtigsten Entscheidungen bei der digitalisierten Prozessoptimierung ist die Auswahl des richtigen digitalen Tools. Es gibt viele verschiedene Tools auf dem Markt, die für verschiedene Prozesse und Anforderungen geeignet sein können. Um das richtige Tool auszuwählen, sollten Unternehmen zunächst ihre Anforderungen und Ziele definieren und dann die verfügbaren Tools untersuchen, um diejenigen zu finden, die am besten zu ihren Anforderungen passen.

Ein wichtiger Faktor bei der Auswahl des richtigen digitalen Tools ist die Benutzerfreundlichkeit. Es ist wichtig, dass das Tool einfach zu bedienen ist und dass die Mitarbeiter es schnell erlernen und anwenden können. Eine gute Dokumentation und Schulungsmöglichkeiten sind hierbei auch von Vorteil.

Die Auswahl des richtigen digitalen Tools für die Prozessoptimierung beginnt damit, sich die Frage zu stellen, welche Prozesse oder Prozessschritte (teil)automatisiert werden sollen. Daraufhin müssen die entsprechenden Anforderungen an das Tool aufgestellt werden.

Nachdem der Soll-Prozess, auf Basis der Störfaktoren, Optimierungspotenziale und User Anforderungen, konzipiert wurde müssen diese im nächsten Schritt sortiert und priorisiert werden. Die Priorisierung basiert auf der Frage nach den wichtigsten Anforderungen. An diesem Punkt kann die Critical-Path-Methode unterstützend angewendet werden. Ein kritischer Pfad beschreibt die Verkettung von einzelnen Prozessschritten, bei dem sich die Verzögerung eines Schrittes verzögernd auf den Gesamtprozess auswirkt. Anhand dieses Pfads kann festgestellt werden wo die Digitalisierung und Automatisierung den größten Mehrwert bringt.

Ein weiteres Kriterium bei der Priorisierung der Anforderungen ist der Arbeitsaufwand. Die Anforderungen werden in diesem Schritt daraufhin untersucht, welche das Personal am meisten entlasten kann und welches sich dadurch lohnt zu (teil)automatisieren.

Der letzte Schritt in der Priorisierung ist die Fehleranalyse. Es wird analysiert, bei welchen Prozessschritten häufig Fehler passieren, die durch eine Automatisierung aus dem Weg geschafft werden können.

Um die richtige Software auswählen zu können, startet nach der Priorisierung und Fehleranalyse eine Recherche der verschiedenen Tools auf dem Markt. Diese werden anhand der Anforderungen in eine Vergleichsmatrix eingeordnet, um eine finale Entscheidung treffen zu können.

Projektinsights 

Ein Großhändler sollte teilzentralisiert werden. Das heißt das Ziel war, ausschließlich kaufmännische Prozesse zu zentralisieren. Zu diesem Zeitpunkt gab es keine oder nur teilweise Prozessdokumentationen. Innerhalb der Prozesse waren die Roadblocker nicht identifiziert und es existierten Doppelarbeiten. Ebenso wurden Digitalisierungspotentiale kaum genutzt. Daher sollte die Divergenz der Prozesse und die Prozessqualität erfasst sowie Störfaktoren abgeleitet werden – u.a. im Hinblick auf die Zentralisierung und Digitalisierung. In einem ersten Schritt sollten Prozesse der Haupt-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung betrachtet werden.

Nach der Analyse und Aufnahme der Prozesse für die verschiedenen Niederlassungen ergab sich die Fragestellung, wie die Kreditmanagementprozesse im Finanz- und Rechnungswesen sowie dem Vertrieb in der Zentrale zu dem Zeitpunkt gelebt wurden, um ein Redesign von Soll-Prozessen und die potenzielle Einführung eines Kreditmanagementsystems vorzubereiten.

Durch die Ist-Aufnahme wurde deutlich, dass der Prozess Optimierungspotenziale aufwies. Im letzten Schritt wurde die Herausforderung identifiziert, dass die aufgenommenen Prozesse unter Einbindung aller relevanter Stakeholder optimiert und implementiert werden müssen, sowie die Kreditmanagementsoftware eingeführt werden soll.

Projektablauf

Das Projekt startete im Mai 2022 mit der Ist-Aufnahme des Kreditmanagementprozesses, welcher daraufhin hinsichtlich seiner Herausforderungen, Störfaktoren, Optimierungspotenziale und seinem Mehraufwand analysiert wurde. Der Analyse folgte ein Soll-Prozessworkshop mit dem Kunden, um die Erwartungen der Mitarbeitenden in die Konzeption des Soll-Prozesses mit einzubeziehen. Nach der Priorisierung konnte der finale Soll-Prozess konzipiert werden.

Die Auswahl der richtigen Software hatte das Unternehmen bereits vor der Konsultation von OSCAR getroffen. Wie die Auswahl der richtigen Software in der Praxis abläuft, kann im oberen Teil des Blogbeitrags nachgelesen werden.

Nachdem also der Soll-Prozess aufgesetzt wurde und die Softwareauswahl getroffen wurde, war der nächste Schritt die Validierung des Soll-Prozesses, mit den relevanten Ansprechpartnern auf Kundenseite und den Verantwortlichen auf Anbieterseite. Der validierte Soll-Prozess musste dann in verschiedene Teilprozess geteilt werden. Im Deep Dive wurde geklärt, ob die einzelnen Teilprozesse mit der Software und den Unternehmensrichtlinien vereinbar sind, ob die Teilprozesse intern umgesetzt werden können oder welche Anforderung an die Schnittstelle zwischen dem neuen digitalen Tool und bspw. dem vorhandenen ERP-System gestellt werden muss.

Je nach Bedarf wurden die Teilprozesse dann angepasst und konnten in die Umsetzung mit den ITlern. Die IT (u.U. auch von externen Softwareanbietern) muss die Anforderungen des Soll-Prozesses in das Tool einpflegen, Schnittstellen verknüpfen und die notwendige Programmierung durchführen.

Als letzter Projektschritt findet die Implementierung des Soll-Prozesses statt. In diesem Schritt werden zukünftige User befähigt und der Go Live gestartet.

Mehr zum Thema Prozessmanagement ist in unserem Whitepaper Prozessmanagement in der Praxis  zu finden.

Autoren: Tim Krohm, Carolin Krause