Die Dimension „Technologie“ ist neben Mensch, Organisation und Arbeitsumfeld eine der vier Dimensionen, aus den das New Work-Framework besteht. Technologie spielt eine entscheidende Rolle beim Thema New Work. Durch sie werden neue Arbeitsmodelle und Arbeitsformen ermöglicht und vorangetrieben. Zum Beispiel ermöglichen digitale Technologien wie Cloud-Computing, Collaboration-Tools, Videokonferenzen und mobile Geräte die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Standort. Dies führt zu einer höheren Flexibilität bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen und -zeiten, was einen wichtigen Bestandteil von New Work ausmacht. Darüber hinaus kann die Automatisierung von Routineaufgaben durch Technologie auch dazu beitragen, dass Mitarbeitende sich auf anspruchsvollere und kreativere Aufgaben konzentrieren können und hier die Ressourcen für aufwenden. Dies kann die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden steigern und gleichzeitig die Produktivität und Effizienz des Unternehmens verbessern. Es gibt jedoch auch Herausforderungen im Umgang mit Technologie im Kontext von New Work. Zum Beispiel kann der Einsatz von Technologie ein Gefühl der ständigen Erreichbarkeit hervorbringen, was das Risiko für Burnout und Stress erhöht. Daher ist es wichtig, Technologie bewusst und sinnvoll einzusetzen, um die positiven Auswirkungen von New Work zu maximieren und gleichzeitig potenzielle negative Auswirkungen zu minimieren. Auch bei OSCAR setzen wir stark auf den Einsatz von Technologie, zur Erleichterung des Arbeitsalltages und Steigerung unserer Leistung. Home Office oder Workation gehören zum Alltag dazu und gemeinsam mit unserem Data Strategist sind wir dabei, möglichst viele wiederkehrenden Arbeitsschritte zu automatisieren.

Ein Beispiel aus der Praxis: Communication Dieting für ein Unternehmen im Medien-Bereich

Bei unserem Projekt handelt es sich um einen Teleshopping Sender, welcher – wie viele andere Unternehmen – während Corona auf ein hybrides Arbeitsmodell umgestiegen ist. Die Konsequenz dieser Umstellung war der Anstieg des Meetingvolumens der Mitarbeitenden; durch wegfallende Gespräche auf dem Flur oder kurze Absprachen in der Küche fehlte es an Austausch, sodass für jede Angelegenheiten Meetings mit langer Dauer und vielen Teilnehmenden aufgesetzt wurden. Dadurch ergab sich eine hohe Auslastung der Mitarbeitenden und Meeting Formate wurden nicht zielführend gewählt. Dementsprechend litten die Mitarbeitendenzufriedenheit und folglich auch die Effizienz der Arbeit. Ziel des Projekts war es, die Anzahl und Dauer der Meetings sowie die Anzahl der Teilnehmenden zu reduzieren, ohne dabei Einbußen auf die Ergebnisqualität der Meetings zu verzeichnen. Ein weiteres Ziel war die Strukturschaffung in Vorgehen und Durchführung von Meetings und sonstigen Meeting Gewohnheiten.

Vorgehen

Um die Ist-Situation aufzunehmen wurden Interviews und eine Umfrage mit den Mitarbeitenden durchgeführt. Dadurch wurde deutlich, dass nicht die Reduzierung der Meeting Anzahl per se notwendig ist, sondern vielmehr durch die richtige Strukturierung und Organisation die Meetings effizienter umgesetzt und in Summe für die Mitarbeitenden reduziert werden können. Außerdem konnten Wünsche und Anmerkungen festgehalten werden, so wurde beispielsweise deutlich, dass die Mitarbeitenden im Schnitt zu häufig in für Sie unwichtigen Besprechungen mit zu vielen Teilnehmenden festsitzen. Vielmehr wurden sich meetingfreie Mittagspausen und Nachmittage gewünscht, um hier konzentriert arbeiten zu können. Die fehlende Struktur war daran zu erkennen, dass 90% der Befragten davon berichteten, dass Meetings ohne Protokolle stattfinden. Des Weiteren berichteten 75%, dass auch eine Agenda nicht vorhanden sei. Auf Grund der hohen Meetingfrequenz nahmen 75% der Mitarbeitenden nicht noch zusätzlich an freiwilligen Meetings, wie beispielsweise die Coffee Break, teil.

Konzeptionsphase

Auf Basis dieser konnte die Ausarbeitung detaillierter Konzepte für die neue Meeting-Kultur vorgenommen werden. Passende Tools für die Meeting Gestaltung sowie Planung wurden identifiziert, wie z.B. das Tool ‚Power Virtual Agents‘ zur Programmierung eines Chatbots für die Mitarbeitenden. Zuerst half eine Kommunikationslandkarte, die Verknüpfungen zwischen den Abteilungen erkenntlich zu machen. Für die Struktur wurden diverse Templates und One Pager für das Meeting Management erstellt; beispielsweise ein Entscheidungsbaum, welche Art von Meeting für das jeweilige Anliegen das Richtige ist, oder auch One Pager zur Durchführung von Meetings. Insgesamt haben wir 11 verschiedene Meetingarten definiert, aus welchen diee Mitarbeitenden auswählen konnten. Vorlagen für Protokoll und Agenda in Form von E-Mail oder PDF ermöglichen eine effiziente Vorbereitung zukünftiger Meetings. Außerdem wurde ein „Sendeprogramm“ erstellt, welches die Übersicht über alle wiederkehrenden Meetings in jeder Abteilung des Unternehmens darlegt. Zuletzt haben wir OSCAR programmiert – den persönlichen Chatbot und Helfer eines jeden Mitarbeitenden. Dieser weiß alle Informationen über die Projektergebnisse und kann dabei helfen, auf die richtige Website zu navigieren oder das passende Template zu downloaden. So konnten wir gewährleisten, dass die Ergebnisse und Dokumente nicht nur im Sharepoint abliegen, sondern ganz einfach aufzufinden sind. Durch die gewonnene Struktur in der Meeting Planung und Gestaltung wurden die Meeting Gewohnheiten nachhaltig optimiert und die Meetings verschlankt.

Befähigung der Mitarbeitenden

Mit dem Chatbot OSCAR ist es gelungen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf spielerische und innovative Weise zu befähigen. OSCAR ist intelligent und lernfähig, wenn er mit zusätzlichen Informationen gefüttert wird. Zur Implementierung der Ergebnisse wurden Ergebnispräsentationen mit verschiedenen Mitarbeitenden im Unternehmen durchgeführt sowie ein Rollout mit entsprechender Präsentation an den Projektsteuerkreis übergeben. Für die Ergebnisse wurde zudem eine eigene Sharepoint-Seite eingerichtet, auf der alle wichtigen Dokumente und Änderungen zu finden sind.   Autoren: Luisa Efe & Carolin Krause